In die Frage der steuerlichen Beurteilung von Reisekosten, die sowohl betrieblich als auch privat veranlasst sind, ist bereits vor einiger Zeit Bewegung gekommen. Bisher ging die Finanzverwaltung sehr strikt bei dem Thema der Abzugsfähigkeit von Reisekosten vor. Demnach konnten Ausgaben in Zusammenhang mit Reisen, welche sowohl eine betriebliche als auch eine private Veranlassung hatten, zur Gänze nicht berücksichtigt werden. Es waren somit nur jene Reisen steuerlich abzugsfähig, die ausschließlich beruflich veranlasst waren.

Aufteilung der Reisekosten

Aufgrund einer Entscheidung des Verwaltungsgerichtshofes aus dem Jahr 2011 hat sich diese Rechtsansicht und die Ansicht der Finanzverwaltung jedoch grundlegend geändert. Nun kann eine Aufteilung der verursachten Reisekosten vorgenommen werden. Die Reise muss sich aber eindeutig in einen beruflichen und einen privaten Abschnitt teilen lassen. Dann sind anteilig die Aufwendungen für Verpflegung als auch die Unterkunft abzugsfähig.

Fahrtkosten werden im Verhältnis der beruflich und privat veranlassten Aufenthaltstage aufgeteilt. Laut VwGH können bei fremdbestimmten Reisen die Fahrtkosten (wie z. B. Flugkosten oder das Kilometergeld) zur Gänze steuerlich geltend gemacht werden. Die Hotelkosten für den privaten Teil können allerdings auch in diesemFall steuerlich nicht geltend gemacht werden. Fremdbestimmte Reisen sind solche, bei denen ein berufliches Ereignis auslösendes Moment für den Reiseantritt war, z. B. eine vom Dienstgeber angeordnete Reise oder eine Reise, der sich der selbständig Erwerbstätige nicht entziehen kann.

Die Nachweispflicht, dass eine Reise beruflich (betrieblich) mitveranlasst war, liegt jedoch unverändert beim Steuerpflichtigen. Wie bei fast allen steuerlichen Themen kommt es auch hier auf eine ausreichende und gute Dokumentation an, die idealerweise zeitnah zur Reise erfolgt.

reisen steuerlich geltend machen

Auch als Dienstnehmer können Kosten für berufliche Reisen steuerlich geltend gemacht werden. Steuerlich absetzbar sind das Kilometergeld, alternativ Bahn-oder Flugtickets, Taxirechnungen sowie der Verpflegungsmehraufwand in Form von Taggeldern sowie Nächtigungskosten. Aufwendungen für Dienstreisen können allerdings nur dann im Rahmen der ArbeitnehmerInnenveranlagung geltend gemacht werden, wenn der Arbeitgeber diese nicht oder nicht in voller Höhe bereits erstattet hat.

richtlinien für das Fahrtenbuch

Das Kilometergeld beträgt für den Pkw 0,42 Euro/km und deckt alle Kosten in Zusammenhang mit einem Pkw ab. Der maximale Rahmen liegt bei 30.000 Berufskilometern oder 12.600 Euro Höchstbetrag pro Jahr. Wenn öffentliche Verkehrsmittel benutzt werden, können nur die tatsächlichen Fahrtkosten steuerlich geltend gemachtwerden. Für die Geltendmachung des Kilometergeldes muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt werden. Ein Fahrtenbuch muss zwingend die folgenden Angaben enthalten: Angabe des benutzten Kraftfahrzeugs, Datum der Reise, Abfahrts-und Ankunftszeitpunkt, Zahl der gefahrenen Kilometer, Ausgangs-und Zielpunkt der Reise, Reiseweg ,Zweck der Dienstreise sowie die Unterschrift des Dienstreisenden.

Bis zu 26,40 Euro Taggeld

Das Taggeld kann nur dann geltend gemacht werden, wenn die Dienstreiseüber den örtlichen Nahbereich (25 km) hinausgeht. Pro Tag können höchstens 26,40 Euro bzw. 2,20 Euro pro angefangener Stunde der Dienstreise steuermindernd geltend gemacht werden. Die Dienstreise muss jedoch mindestens 3 Stunden dauern. Wird ein Mittag-oder Abendessen kostenlos zur Verfügung gestellt, ist vom Taggeld ein Betrag von 13,20 Euro pro bezahltem Essen abzuziehen

Steuerfreie Auszahlung von Diäten

Werden Diäten oder Kilometergeld vom Dienstgeber in Höhe der steuerlich zulässigen Grenzen ersetzt, so erhält der Dienstnehmer diese Summe 1:1 steuerfrei ausbezahlt. Werden Reisekosten im Zuge der ArbeitnehmerInnenveranlagung steuermindernd geltend gemacht, so vermindert sich das zu versteuernde Einkommen und der "Steuervorteil" bestimmt sich nach dem persönlichen Grenzsteuersatz und kann bis zu 50 Prozent betragen. Gleiches gilt selbstverständlich für selbständig Erwerbstätige, die Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen.