Wer zur Führungsebene eines Unternehmens zählt, erhält in der Regel ein Dienstauto, welches er auch privat nutzen kann. Schließlich ist es auch eine Frage des Images, ein Firmenauto zu fahren.

Aus Sicht des Arbeitgebers sollte in solchen Fällen unbedingt ein Widerrufsrecht vereinbart werden. Stellen Sie sich vor, der Arbeitnehmer ist für eine längere Zeit erkrankt oder wurde gekündigt und sofort dienstfrei gestellt und Sie wollen das Firmenauto während dieser Zeit einem anderen Mitarbeiter überlassen: Nur eine entsprechende Vertragsklausel ermöglicht Ihnen als Arbeitgeber, das Firmenauto sofort zurückzufordern und dies einem anderen Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.

Weiters sollten folgende Punkteüberlegt werden: Wer darf mit dem Firmenauto fahren (Lebenspartner, Kinder)? Wurde eine Obergrenze für privat gefahrene Kilometer eingezogen? Muss zum Beispiel für Urlaubsfahrten ein Kostenbeitrag geleistet werden? Wird eine Privatfahrerlaubnis auf bestimmte geographische Regionen eingeschränkt,zum Beispiel nur auf deutschsprachige Länder?

Fahrtleistungsabhängige Besteuerung

Erhält ein Arbeitnehmer einen Firmen-Pkw vom Arbeitgeber, welchen er auch privat nutzen darf, handelt es sich um einen sogenannten lohnsteuerpflichtigen Sachbezug. Dieser beträgt in der Regel 1,5 Prozent der Anschaffungskosten, maximal jedoch 600 Euro pro Monat. Weist der Dienstnehmer mittels Fahrtenbuch nach, dass er weniger als 500 Kilometer pro Monat für private Zwecke fährt, muss er nur die Hälfte des normalen Sachbezuges (also maximal 300 Euro) der Lohnsteuer unterwerfen. Wird dieses Fahrtenbuch bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt nicht anerkannt, führt dies zu einer Nachzahlung beim Arbeitgeber. Alternativ können auch die tatsächlichen privaten Kilometer mit 50 Cent der Lohnsteuer unterworfen werden, sofern dieser Wert um 50 Prozent niedriger ist als der normale Sachbezug.

Vorsicht beim "Pendeln"

Ein Sachbezug ist nur bei tatsächlicher Privatnutzung fällig. Die bloße, vom Arbeitnehmer tatsächlich aber nicht in Anspruch genommene Möglichkeit der Privatnutzung führt nicht bereits zu einem lohnsteuerpflichtigen Sachbezug. Doch Vorsicht: Da auch Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung für den Dienstnehmer Privatfahrten darstellen, führt schon die gelegentliche Benutzung des Firmenfahrzeugs für diese Fahrten zu einem Vorteil aus dem Dienstverhältnis, der dann wiederum als Sachbezug zu qualifizieren ist.

Wichtige Details

Oft wird in der Gehaltsverrechnung nicht berücksichtigt, dass ein Teil des Pkw-Sachbezuges sozialversicherungsfrei ist. Es ist jener Teil, der den Kosten eines Massenbeförderungsmittels für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entspricht. Sofern kein Massenbeförderungsmittel auf dieser Strecke verkehrt und die Kosten demzufolge nicht feststellbar sind, ist eine Kürzung des Sachbezugswertes für Zwecke der Sozialversicherung in Höhe von 25 Prozent des amtlichen Kilometergeldes pro gefahrenem Kilometer möglich.

Stehen mehreren Arbeitnehmern verschiedene arbeitgebereigene Firmenautos für Privatfahrten zur Verfügung, so kann man durch eine geschickte Fuhrparkgestaltung die Sachbezüge etwas reduzieren. Der Sachbezug errechnet sich in diesen Fällen vom Durchschnittswert aller Fahrzeuge, die privat genutzt werden können. Wer genau wann und welches Firmenauto genutzt hat, muss grundsätzlich nicht aufgezeichnet werden.