Es gibt zwei Typen von Fuhrparkmanagern: Jene, die sich mit Professionalität, persönlichem Interesse und breitem Hintergrundwissen dem Einkauf und Vermarktung der Firmenfahrzeuge widmen, optimale Konditionen bei Versicherungen, Werkstätten und Treibstoff aushandeln, die wichtigsten Kennzahlen ihrer Fahrzeuge stets im Blick haben und mit einer individuellen Car Policy den optimalen Spagat zwischen Kostenoptimierung und Mitarbeitermotivation schaffen. Und es gibt jene, die das alles nicht – oder nur am Rande – interessiert. Auffällig ist dabei der Zusammenhang: Je größer der Fuhrpark, desto eher widmet sich eine Person (oder ein Team) dezidiert der Verwaltung derFirmenfahrzeuge. Je kleiner die Firma beziehungsweise der Fuhrpark, desto eher wird das Thema vernachlässigt.

Bloß nicht nebenbei
Henning Heise, Geschäftsführer von heise fleetconsulting, berät Unternehmen seit über 25 Jahren in Sachen Fuhrparkmanagement und weiß um die Problematik in kleineren Firmen: "In kleinen Unternehmen liegt der Fokus häufig auf dem Daily Business, die zur Verfügung stehende Arbeitszeit wird vor allem in die Bewältigung der Projekte investiert, die Geld bringen. Es gibt oft keinen Verantwortlichen für das Flottenmanagement, viele betroffene Punkte werden nebenbei, meist ohne Struktur und Plan beziehungsweise teilweise chaotisch abgewickelt." Wieso das so ist, ist Heise ebenfalls klar: "Es ist häufig das fehlende Bewusstsein für die tatsächlichen Kosten der Firmenfahrzeuge oder eine völlig überzogene Definition des Flotten-Begriffs: Viele denken, mit meinen zwei, drei Fahrzeugen habe ich doch keinen Fuhrpark! Doch das Gegenteil ist der Fall: Ein Fuhrpark beginnt beim ersten Auto. Und wer den nicht managt, lässt Potenzial liegen – und das kostet Geld."

Je kleiner, desto teurer
Dabei kommt eine weitere Gemeinheit zum Tragen, denn je kleiner der Fuhrpark, desto teurer ist er, wie Heise erklärt: "Kleine Fuhrparks kosten in Relation viel mehr als große Flotten. Das liegt zum Teil an schlechteren Konditionen bei der Versicherung, bei Reparaturen oder der Ersatzmobilität. Und sie tragen ein höheres Risiko: Wenn etwa das einzige Fahrzeug ausfällt, dann steht der Betrieb – und verunmöglicht jeden Umsatz."

Wer sich für das Thema Fuhrparkmanagement im eigenen Betrieb interessiert oder eine geeignete Person dafür einsetzen möchte, der sollte ein paar Punkte beachten: Generell ist heute für das Managen einer Flotte ein besseres Verständnis für die Zusammenhänge in der Automobilindustrie notwendig. Als aktuelles Beispiel nennt Heise etwa die Halbleiter-Problematik, die zu langen Lieferzeiten führt: "Aktuell muss ein Fuhrparkmanager bei der Fahrzeugbeschaffung die Zeit zwischen Bestellung und Auslieferung miteinplanen – und dafür etwa bestehende Verträge verlängern oder Ersatzfahrzeuge beschaffen. Das bedarf Weitblick – und den hat man nur, wenn man sich auskennt."

Veränderte Ansprüche
Dazu kommt der Umstand: Die Wünsche und Mobilitätsansprüche der Mitarbeiter verändern sich. "Der Begriff Fuhrparkmanagement greift eigentlich zu kurz, es sollte Mobilitätsmanagement heißen", wie Heise betont. Denn neben alternativen Antrieben wünschen sich immer mehr Mitarbeiter alternative Mobilitätsangebote wie beispielsweise Dienstfahrräder, motorisierte Zweiräder oder überhaupt ein monatliches Budget zur individuellen Gestaltung der Mobilität: "Wer die besten Mitarbeiter will, muss beim Zurverfügungstellen der Mobilität kreativ und flexibel sein. Denn es will zwar nicht mehr jeder ein Auto, aber jeder will mobil sein. Und das hat logischerweise Auswirkungen auf den Job des Fuhrparkleiters." Dass das eine langfristige Entwicklung ist, die gekommen ist, um zu bleiben, zeigt auch der Umstand, dass sich der europäische Fuhrparkverband von EUFMA (European Fleet Management Association) in FMFE (Fleet&Mobility Federation Europe) umbenannt hat.

Fragen über Fragen
Doch wie soll man mit dem Fuhrparkmanagement starten, wie in das Thema hineinfinden? Heise: "Viele Fragen stellen, vor allem sich selbst: Was will ich mit dem Fahrzeugen anfangen, will ich motivieren oder möglichst günstig unterwegs sein? In welcher Branche befinde ich mich, was müssen die Fahrzeuge täglich leisten? Wie machen das die Mitbewerber? Bin ich ein konservatives oder modernes Unternehmen?" Das ist erst der Beginn, wie Heise ausführt: "Ist das alles geklärt, dann fragen Sie sich: Wie lang will ich die Fahrzeuge fahren? Will ich sie auch mit 400.000 Kilometern noch reparieren oder regelmäßig tauschen? Welche Tankkarten bieten welche Vorteile? Welche Antriebe kommen für mich infrage und brauche ich dafür eine Ladeinfrastruktur? Und welche Autos möchte ich den Mitarbeitern eigentlich anbieten? Nur ein Modell oder höchst individuell? Und: Was kann und will ich den Mitarbeitern sonst als Mobilitätsform anbieten?"
Jedes Unternehmen ist anders, daher ist der Fuhrpark ebenfalls eine höchst individuelle Angelegenheit. Damit das Thema Fahrzeuge beziehungsweise Mobilität jedoch Struktur erhält, empfiehlt Heise, alle diese Antworten in einer Car oder Mobility Policy schriftlich festzuhalten.

Dinge ändern sich
Mit dem Verwalten eines Fuhrparks sind freilich auch Rechte und Pflichten verbunden. Ein Thema, das in den vergangenen Jahren deutlich an Brisanz gewonnen hat, ist etwa die Halterhaftung im Rahmen von Unfällen. Heise: "Die Führerscheinkontrolle wird immer wichtiger, früher hat sie keinen interessiert." Ebenso habe der Punkt der Vermarktung der Fahrzeuge an Bedeutung gewonnen: "Noch vor ein paar Jahren hat man die Fahrzeuge einfach beim Händler zurückgestellt, heute kann der Fuhrparkmanager aus dutzenden Vermarktungskanälen wählen. Auch die Themen Digitalisierung sowie Telematik werden immer wichtiger. Heise: "Moderne Fuhrparkverwaltung basiert nicht auf Excel-Listen, sondern erfordert spezielle Softwarelösungen."

Wie man es dreht und wendet: Die Verwaltung eines Fuhrparks ist eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit. Nicht nur, weil sie in viele Bereiche des Unternehmens hineinragt, sondern auch weil der Fuhrpark – egal welche Größe – laut Heise stets zu den Top-5-Budgetpositionen in Unternehmen zählt. Heise: "Ja, der Anfang ist schwer. Aber Austausch mit anderen Fuhrparkmanagern – etwa innerhalb des Fuhrparkverbands, auf Seminaren oder der FLEET Convention – vermeidet unnötigen Frust. Und ist man erst mal im Thema drinnen, setzt sich das Puzzle von selbst zusammen."

Fuhrpark-Checkliste

- Ein Fuhrpark beginnt beim ersten Auto. Wer sich nicht aktiv mit der Verwaltung der Fahrzeuge auseinandersetzt, verliert Geld.
- Jeder Fuhrpark ist so individuell wie das Unternehmen, das ihn betreibt. Zum Start: Stellen Sie sich viele Fragen (siehe Artikel).
- Der Fuhrpark zählt in jeder Firma zu den fünf größten Ausgaben. Kleine Fuhrparks sind in Relation deutlich teurer als große.
- Alternative Mobilitätsformen werden verstärkt von Mitarbeitern nachgefragt.
- Jeder Fuhrparkbetreiber hat Pflichten (Führerscheinkontrolle etc.).
- Moderne Fuhrparkverwaltung erfordert Fachwissen, Branchenkenntnis und spezielle Software. Der Austausch mit anderen Fuhrparkmanagern auf Events und in Seminaren erleichtert den Einstieg und die Optimierung.
- Der Fuhrparkverband Austria plant aktuell einen Lehrgang zum zertifizierten Fuhrparkleiter.