Sie ist das Herzstück einer jeden Fuhrparkverwaltung und das Rückgrat der Administration. Regelt sie doch nicht nur, wer welche Fahrzeuge fahren darf, sondern auch, welche Rechte, Pflichten und Privilegien dem Mitarbeitenden oder Vorgesetzten zugesprochen, erfüllt oder eingeräumt werden. Henning Heise, Car-Policy-Profi und Obmann des Fuhrparkverbands Austria: "Die Car Policy ist die zentrale Voraussetzung für einen effizienten Fuhrpark. Wenn sie richtig aufgesetzt ist, dann vermeiden die Regeln Konflikte und negative Emotionen, klammern Neid und Missgunst aus und steigern gleichsam die Motivation der Mitarbeiter, die Kosteneffizienz des Fuhrparks und die Attraktivität des Arbeitgebers."

All diese Vorteile können jedoch nur wirksam werden, wenn die Dienstwagenrichtlinie auch von allen im Unternehmen befolgt wird und es möglichst wenig – am besten gar keine – Ausnahmeregelungen gibt, wie Heise klarstellt. Im Mittelpunkt steht die Definition eines Nutzungsrahmens, der eine kostenoptimale beziehungsweise -optimierte Fahrzeugnutzung ermöglicht, weshalb die Car Policy auch allfällige Umwelt-Unternehmensziele berücksichtigen sollte.

Die Car Policy – im Prinzip ein schriftlicher Vertrag – sollte deshalb immer aktuell, umfassend und eindeutig formuliert sein, nämlich so, dass auch Personen ohne Affinität zum Thema Auto den Inhalt problemlos verstehen können: "Jeder Mitarbeiter muss per Unterschrift bestätigen, dass er die Car Policy gelesen und verstanden hat und sie akzeptiert", so Heise. In Unternehmen mit einem Betriebsrat muss die Car Policy deshalb vor der Unterschrift durch die Mitarbeiter stets von den Betriebsräten abgestimmt beziehungsweise freigegeben werden.

Das gemeinsame Aufsetzen beziehungsweise die Unterschrift des Mitarbeiters ist auch deshalb so wichtig, weil in der Car Policy DSGVO-relevante Aspekte definiert werden. So sollte unter anderem festgehalten sein, dass Analysen zur Schadenhäufigkeit oder dem Treibstoffverbrauch dezidiert zugestimmt wird beziehungsweise wer über etwaige Strafmandate informiert werden darf. Ebenso sollte die halbjährliche Führerscheinkontrolle in der Car Policy festgeschrieben werden.

Kostenkontrolle über TCO
Und freilich – und um das geht es im weitesten Sinne ja auch – definiert die Dienstwagenrichtlinie, wer welches Fahrzeug fahren darf und welche Komfort- und Sicherheitsfeatures in puncto Ausstattung infrage kommen. Gerade bei der Fahrzeugdefinition gibt es im Bereich der Kosten unterschiedliche Zugangsweisen. Experte Heise hat eine ganz klare Empfehlung: "Bei den Kosten sollte der Fokus unbedingt auf die Vollkosten, also die Total Cost of Ownership (TCO), gelegt werden. Nur so können sämtliche Kosten pro Fahrzeug in die Gesamtrechnung miteinfließen und ein möglichst kosteneffizienter Fuhrpark realisiert werden."

Laut Heise ist es darüber hinaus ebenso wichtig, die möglichen Fahrzeugkategorien zu definieren: "Es sollte unbedingt klargestellt werden, ob SUV, Sportwagen oder Cabrios von den Mitarbeitenden ausgewählt werden dürfen. Oder ob nur Kompakt-Fahrzeuge, Kombis, Limousinen oder Vans infrage kommen. Außerdem sollte festgeschrieben werden, wer unter welchen Umständen ein Elektroauto fahren darf und in welchen Fällen, Anwendungsgebieten oder Abteilungen Hybrid-Fahrzeuge genutzt werden."

Unterschiedliche Anforderungen 
Eine Car Policy ist in vielen Punkten eine höchst individuelle Angelegenheit, so spielt bei der Fahrzeugauswahl neben der Branche, in dem das Unternehmen tätig ist, auch der Standort eine Rolle. Heise: "Die Anforderungen an ein Fahrzeug sind in Ost- und Westösterreich unterschiedlich. In Tirol, Vorarlberg und Salzburg ist ein Allradantrieb in vielen Fällen im Winter einfach ein Sicherheitsaspekt – und sollte daher nicht im Vorhinein ausgeklammert werden. Und wenn man sich die steigenden Temperaturen im Sommer ansieht, dann gilt das auch für die Klimaanlage im Nutzfahrzeug." Der durchschnittliche Dienstwagen bringt es im Jahr auf eine Laufleistung von 35.000 Kilometern, weshalb den Regeln für die Auswahl der Motorisierung – und damit dem CO2-Ausstoß – besondere Bedeutung zukommt. Allfällige Umwelt- und Nachhaltigkeitsziele des Unternehmens sollten deshalb unbedingt berücksichtigt werden – und die vorgeschriebenen CO2-Werte inregelmäßigen Abständen an den technischen Standard angepasst werden.

Offen und doch klar definiert
Doch wie werden konkrete Modelle beziehungsweise Ausstattungsfeatures in der Car Policy am besten dargestellt? Heise: "Einerseits kann man einen Kostenrahmen und allfällige Aspekte wie die möglichen Fahrzeugklassen, erlaubte Extras oder den CO2-Ausstoß einfach und in dem Sinn recht offen vorgeben. Andererseits ist es möglich, eine vordefinierte Liste mit konkreten Modellen für die jeweilige Position im Unternehmen zu erstellen, aus der die Mitarbeiter dann ihr Wunschmodell auswählen können." Doch auch hier sind mögliche Ausnahmen denkbar, etwa ob ein Mitarbeiter für ein höherwertiges Fahrzeug privat dazuzahlen kann oder ob er ein kleineres Fahrzeug mit mehr Ausstattung wählen darf.

Darüber hinaus müssen im gleichen Rahmen auch die Pflichten bei Service-Terminen sowie bei Rückgabe beziehungsweise dem Wechsel des Fahrzeugs am Ende der Nutzungsdauer geregelt werden. Dabei sollten unter anderem die Begutachtung und Werterhebung durch den Händler beziehungsweise einen Gutachter berücksichtigt und allfällige Regressansprüche an den Mitarbeiter im Fall von Beschädigungen oder fehlendem Equipment definiert werden. Auch für den Fall einer Kündigung muss vorgesorgt werden: "Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, muss klar sein, was mit dem Auto passiert. Wird es zurückgegeben, verkauft oder als Poolfahrzeug genutzt? Das sollte definiert sein.", so Heise und ergänzt: "Gleiches gilt übrigens auch für die Zeiträume einer Bildungskarenz oder dem Mutterschutz, auch dafür braucht es transparente Regeln."

Regelmäßig pflegen
Manche Mitarbeiter wollen zudem vom halbem Sachbezug profitieren, in dem Fall ist die Car Policy mit einer Verpflichtung zum Führen eines Fahrtenbuchs nach den Anfordernissen des Finanzamts zu ergänzen. Denn im Fall einer Prüfung können die Differenzbeträge bis zu sieben Jahren rückwirkend zurückgefordert werden. Heise: "Bei Pool-Fahrzeugen empfiehlt sich jedenfalls ein elektronisches Fahrtenbuch. Das macht all das völlig automatisch und bringt weitere Vorteile wie etwa die Möglichkeit der Kopplung mit der Tankkarte oder dem Auslesen von Fehlercodes mit sich, was dann wiederum die Verbrauchsanalyse erleichtert und Werkstattaufenthalte verkürzen kann."

Das Minimum einer Car Policy
 - Wer darf welches Fahrzeug fahren?
 - Was darf das Fahrzeug kosten?
 - Wie hoch darf der CO2-Ausstoß sein?
 - Welche Pflichten hat der Mitarbeiter bei Wartung, Pflege und Instandhaltung?
 - Welche Haftungs-und Regressansprüche können entstehen?
 - Wie ist der Rückgabeprozess geregelt?
 - Was passiert mit dem Fahrzeug im Fall einer Kündigung oder Karenz?
 - Wie werden die Daten verwendet und wer erhält Zugriff?

Eine Dienstwagenrichtlinie ist komplex in der Erstellung, aber einmal aufgesetzt, muss sie nur noch aktualisiert werden, um niedrige Kosten, motivierte Mitarbeiter und eine schlanke Administration zu ermöglichen.
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