W er A, wie Auto, sagt, muss auch R, wie Reparatur, sagen. Denn: Schäden gehören zum täglichen Brot eines Fuhrparkverantwortlichen. Im Gegensatz zur Wartung treten sie jedoch plötzlich und ungeplant auf, was schnelles Handeln und professionelle Expertise verlangt, denn nur so können Standzeiten so kurz wie möglich gehalten und der Schaden kostengünstig und professionell repariert werden.

In Summe greifen bei diesem Prozess ziemlich viele Zahnräder ineinander, neben dem Fuhrparkmanagern sind der Fahrer und die Werkstatt gefordert, auch weil immer eine Versicherung involviert ist, was administrative Dokumentations- und Freigabeprozesse ins Spiel bringt. Damit es im Fall der Fälle schnell geht, muss deshalb in ruhigen Zeiten vorgeplant werden. Und diese Planung beziehungsweise der Aufbau dieser Abwicklungsroutine wird heute unter dem Begriff proaktives Schadenmanagement vereint. Denn, der beste Schaden ist noch immer der, der nicht passiert.

Unfallvermeidung
Schadenmanagement setzt deshalb an, bevor Lack zerkratzt, eine Delle ins Blech gedrückt oder ein Stein in die Windschutzscheibe geschlagen ist. De facto beginnt sie beim Einkauf, weil sich optionale Zusatzausstattung wie Parkpiepser, Rückfahrkamera oder Sicherheitsassistenzsysteme Unfälle vermeiden beziehungsweise die Schwere reduzieren können. Fuhrparkexperte Henning Heise: "Die höheren Investitionen in die Sicherheitsausstattung der Fahrzeuge amortisiert sich während der Laufzeit durch weniger Schadensfälle."

Doch auch im späteren Betrieb des Fahrzeugs geht es zunächst um die Unfallprävention. Dies geschieht in erster Linie mit Schulungen, Workshops oder (Fahrsicherheits-)Trainings und über die Sensibilisierung der Mitarbeiter für die entstehenden Kosten. Wer nämlich weiß beziehungsweise trainiert, wie er im Notfall auf fahrerische Herausforderungen reagieren muss, der fährt sicherer. Und wer weiß, welche Kosten selbst ein Parkrempler mit einem Schaden an der Stoßstange verursacht, der agiert im Normalfall vor-und umsichtiger, fährt also vorausschauender beziehungsweise materialschonender. Der Geschäftsführer von heise fleetconsulting und Obmann des Fuhrparkverbands hat noch einen weiteren Praxistipp: "Wer die Mitarbeiter motiviert, besser aufzupassen, umsichtiger und vorsichtiger zu fahren, der fährt beim Schadenverlauf am besten. Dafür kann die Firma etwa Incentives einführen und das Schadenaufkommen so drastisch reduzieren." Beispielsweise könne man zum Start die Summe der Versicherungsprämien und Selbstbehalte aus dem vergangenen Jahr heranziehen und versprechen, dass die tatsächliche Einsparung im Folgejahr zwischen Firma und Mitarbeitern aufgeteilt wird. Heise: "Beträgt die Verringerung der Schadensumme etwa 40 Prozent, dann wird einfach halbehalbe gemacht. 50 Prozent der Einsparung bleiben dem Unternehmen, 50 Prozent davon gehen direkt in Incentives für die Mitarbeiter." So könnten etwa Tickets für die Formel 1 verschenkt oder Verlosungen von Handys organisiert werden.

Schadenquote als Zünglein
"Im Schnitt wird ein Firmenauto einmal jährlich beschädigt, wobei die Reparatur über 1.000 Euro ausmacht", weiß Heise, der die Bedeutung der Unfall- und Schadenprävention mit einem weiteren Argument hervorstreicht: "Die Schadenquote bestimmt maßgeblich die Tarifhöhe bei der Versicherung, die logischerweise mit der Anzahl steigt. Je höher der Tarif, desto schlechter ist für das wiederum für das fuhrparkbetreibende Unternehmen, weil damit einerseits Kapital gebunden und andererseits die Total Cost of Ownership in die Höhe getrieben werden. Dazu kommt: Die Standzeit, der Ausfall eines Mitarbeiters wegen Krankenstand, die Ersatzmobilität und die internen administrativen Aufwände für die Dokumentation beziehungsweise die Schadenbearbeitung verursachen ebenfalls hohe Kosten."

Berichte zeigen Muster auf
Dass 100 Prozent der Schäden vermieden werden könnten, ist laut Heise Wunschdenken: "Wo Menschen arbeiten, passieren Fehler. Doch gerade Sensibilisierung, Training und Motivation können die Häufigkeit und Schwere drastisch reduzieren. Und das vermeidet wiederum eine überhöhte finanzielle Belastung des Unternehmens."Darüber hinaus ist es für jeden Fuhrparkmanager, der eine professionelle Schadenbearbeitung anstrebt, essenziell zu wissen, wer welche Schäden verursacht. Heise: "In allen Unternehmensflotten ist es wichtig, Berichte anzulegen. Und zwar für jedes Fahrzeug beziehungsweise jeden Fahrer. Dabei sollte das Fabrikat, die Schadenart, eine Beschreibung des Unfallhergangs und die entstanden Kosten aufgezeichnet werden. So lassen sich Muster erkennen und man kann gegensteuern, wenn etwa ein Mitarbeiter öfters rechts vorn die Stoßstange beschädigt oder mehrmals in Auffahrunfälle verwickelt ist. Oder bei einem Modell besonders viele Scheiben reißen. Ersteres ließe sich mit einem Training beheben, zweiteres deutet eher auf Ablenkung hinterm Steuer hin, während der dritte Punkt auf einen Materialfehler schließen ließe".

Schadenverlauf im Auge behalten
Er ist die Variable, die die Kosten am stärksten beeinflusst. Wer einen negativen Schadenverlauf hat, wird höher eingestuft, bezahlt pro Fahrzeug mehr, weil die Versicherungsprämien nicht mehr für die Reparaturen ausreichen. Im schlimmsten Fall droht die Kündigung der Polizze. Und dann wird es richtig schwer, wie Heise betont: "Die Versicherungen reden untereinander und Problemfälle machen die Runde. Auch wenn jemand häufig wechselt, gilt er schnell als Wanderpokal, von dem die Anbieter dann Abstand nehmen." Ein positiver Schadenverlauf – aus Versicherungsperspektive sind die Summen der Prämien höher als die Aufwände für die Schäden – eröffnet hingegen das Verhandlungsparkett. Heise: "Zeigen die gesetzten Maßnahmen bei der Unfall- und Schadenvermeidung Wirkung, dann sollte man das Gespräch mit der Versicherung suchen. Weil dann kann man auch über die Reduktion der Prämien beziehungsweise der Selbstbehalte sprechen."

Smarte Reparaturmethoden
Selbst wenn diese Gespräche schwierig verlaufen, sollte man nicht vorschnell wechseln: "Bei geringen Einsparungen sollte man sich fragen, rentiert sich das wirklich? Wer mit dem aktuellen Anbieter ein gutes Verhältnis hat, die Prozesse eingespielt sind und das Vertrauen stark ist, dann ist das im Einzelfall meistens mehr Wert als ein paar Euro pro Jahr." Und was, wenn es das nächste Mal wirklich kracht? Dann braucht es laut Heise verlässliche Partner im Werkstattbereich, die bei der Behebung von Schäden vor allem auf Smart- und Spot-Repair-Methoden setzen. "Gerade bei Lack-und Glasschäden sind die Einsparungen wirklich groß – und insgesamt wird auch weniger Energie verbraucht beziehungsweise CO2 freigesetzt."