Die Informationen, die von einer erfahrenen Rechtsanwaltskanzlei, dem Bundesgremium des Fahrzeughandels, der Bundesinnung der Fahrzeugtechnik, dem Arbeitskreis der Automobilimporteure und dem Verband Österreichischer Kraftfahrzeugbetriebe (VÖK) erarbeitet wurden, unterscheiden dabei: Innerbetriebliche Erfordernisse, Neukunden, Mitteilungen an den Hersteller/Importeur sowie bestehende Kunden.

Punkto „Innerbetriebliche Erfordernisse“ stehen umfassende auf den Handel abgestimmte Informationen samt „Toolset“ auf der WKO-Homepage (Link weiter unten!) parat.

Bei Neukunden ist ist eine „Einwilligungserklärung“ des Kunden erforderlich, um seine Daten zu speichern und zu verwenden („Allgemeines Infoblatt inkl. Mustereinwilligungserklärung für Werbezwecke“). Da Freiwilligkeit Voraussetzung ist und das sogenannte „Koppelungsverbot“ gilt, darf die Leistung wie Verkauf oder Reparatur nicht an die Einwilligung des Kunden geknüpft werden. Daher ist auch die Verknüpfung von Bonifikationen mit der Erfassung und Weiterleitung von Kundendaten an den Importeur/Hersteller nicht zulässig.

Das Muster (weiter unten zum Download!), das für das Unternehmen individuell angepasst werden muss, kann für (die Rechtsgeschäfte) Fahrzeugverkauf, Probefahrt, Reparaturauftrag und §- 57a-Überprüfung verwendet werden. Bevor der Kunde unterschreibt, ist ihm zu erklären, wofür seine Daten verwenden werden sollen; er soll ankreuzen, wie er informiert werden will. Schließlich ist ihm eine Kopie der Einwilligungserklärung auszuhändigen. Markenbetriebe sollten darauf achten, dass Sie nur dann Daten (zu Werbezwecken) an den Hersteller/Importeur weitergeben, wenn die entsprechende Einwilligung des Kunden dazu vorliegt.

Geht es um die Mitteilung an den Hersteller/Importeur, kann der Markenpartner (um größtmögliche Klarheit zu erreichen), eine Mitteilung an den Hersteller/Importeur schicken (siehe Anlage): Damit wird keine neue Rechtsgrundlage geschaffen, sondern die bestehende Rechtslage abgebildet. Wird vom Händler eine datenschutzkonforme Einwilligungserklärung verwendet und werden laut dieser die Daten korrekt an den Hersteller/Importeur weitergeleitet, haftet der Händler nicht für eine missbräuchliche Verwendung der Kundendaten durch den Hersteller/Importeur.

Hingegen: Wusste der Händler oder konnte er wissen, dass der Hersteller/Importeur die übermittelten Kundendaten nicht DSGVO-konform verwendet, könnte dies auch eine Haftung des Händlers dem Kunden gegenüber begründen.

Bei bestehenden Kunden muss auch für bereits vorhandene Kundendaten eine Einwilligungserklärung vom Kunden eingeholt werden. Erklärungen, die als Vertragsbestandteil vom Kunden unterschrieben worden sind, genügen aufgrund des Gebots der Freiwilligkeit und des „Koppelungsverbots“ von Vertrag und Einwilligung nicht. Das Kundenschreiben kann per Post oder Mail erfolgen (Muster dafür weiter unten zum Download!). Die technisch einfachste Lösung ist, wenn mit dem Mail ein Link mit der Einwilligungserklärung mitgeschickt wird und diese nach Ankreuzen der Einwilligung zurückgeschickt werden kann.

Kundendaten, für deren Verwendung keine Einwilligung des Kunden existiert, müssen gelöscht werden und dürfen keinesfalls für Werbung bzw. „Erinnerungen“ an Reifenwechsel oder § 57a Überprüfung, etc. verwendet werden.