Was für große Firmen selbstverständlich, ist bei kleineren Unternehmen oftmals gar nicht vorhanden. Die Rede ist von einer Car Policy, die den Umgang mit Firmenautos definiert, von der Anschaffung bis zur Rückgabe beziehungsweise der Verwertung nach der Laufzeit. Die Anforderungen an diese Dienstwagenregelung sind dabei so unterschiedlich wie die Firmen selbst. Vielfach ist es eine Philosophiefrage, wie die Car Policy geregelt ist, fest steht, dass man als Fuhrparkverantwortlicher gut daran tut, bestimmte Regeln zu haben und auf deren Einhaltung zu achten. Als Kleinunternehmen mit einer Handvoll Fahrzeuge verliert man vielleicht nicht so schnell den Überblick wie ein Konzern mit hunderten Autos, eine Regelung sollte aber auch hier gefunden werden.

Jede Firma hat andere Anforderungen an die Car Policy

Zunächst einmal sollte geklärt werden, ob die Regelung länderspezifisch oder unternehmensbezogen sein soll, was für internationale Konzerne von besonderer Bedeutung ist. Schließlich sind die Anforderungen je nach Land oftmals sehr unterschiedlich, von deutlich abweichenden gesetzlichen Vorgaben bis hin zur sozialen Komponente. 

Wer bekommt ein Auto?

Die grundsätzliche Frage, die sich in der Car Policy stellt, liegt auf der Hand: Wer ist denn eigentlich anspruchsberechtigt, einen Dienstwagen zu fahren? Und wie definiert sich der Anspruch genau. Je genauer die Definition ausfällt, desto enger ist zwar das Korsett für den Dienstnehmer, dafür gibt es auch wenig Spielraum für Diskussionen. Die Zugänge zu dieser Definition sind breit gestreut. Es gibt Unternehmen, die dem Mitarbeiter ein gewisses Budget – hier ist noch einmal zwischen Anschaffungspreis, Leasingrate oder TCO, sprich den Gesamtkosten zu unterscheiden – zur Verfügung stellen und ihm bei der Wahl des Fahrzeuges sowie der Sonderausstattung freie Hand lassen. Dann gibt es Firmen, die bereits eine Vorauswahl der infrage kommenden Autos treffen und gewisse Mindeststandards wie etwa ein Navigationssystem oder eine Einparkhilfe fordern, was den Spielraum des Mitarbeiters klarerweise deutlich einschränkt. Ein Punkt hat mittlerweile in sehr vielen Dienstwagenregelungen Einzug gehalten und das ist der maximal erlaubte CO2-Ausstoß des Autos. Zudem ist es durchaus üblich, bestimmte Fahrzeugkategorien wie Cabrios, Coupés oder SUV oder auch Ausstattungen wie Breitreifen (erhöhen den Spritverbrauch) oder ausgefallene Farben (wirken sich mitunter negativ auf den Restwert aus) von vornherein auszuschließen.

Benutzungsregelung, Serviceintervalle und Schäden

Wichtig ist auch, die Benutzung des Fahrzeuges klar zu regeln (eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten dazu finden Sie hier, Anm.).

- Ist nur der Dienstnehmer oder sind auch der Partner beziehungsweise Kinder berechtigt mit dem Auto zu fahren?

- Gibt es eine monatliche Kilometerreglementierung, wo der Dienstnehmer bei Überschreitung eine Kostenbeteiligung am Treibstoff übernehmen muss?

- Und wie sieht es bei privaten Urlaubsfahrten ins Ausland aus?

Alles Dinge, die besser in der Car Policy geregelt sind, als nachträglich darüber zu diskutieren. Nicht fehlen sollte auch der Passus, dass der Dienstnehmer für die Einhaltung der Service- und Pickerlintervalle sowie Reifenwechsel und Mindestprofiltiefe verantwortlich ist und für Schäden beziehungsweise Strafen, die daraus resultieren, selbst aufkommen muss. Ein nicht minder wichtiger Punkt ist, wie im Falle eines Unfalls oder Schadens verfahren wird. Es muss klar geregelt sein, innerhalb welcher Zeit ( z. B.48 Stunden) der Dienstwagenfahrer einen Schaden in der Firma und gegebenenfalls der Versicherung melden muss. Damit wird vermieden, dass bei der Rückgabe des Fahrzeuges Schäden auftauchen, die dann unter Umständen nicht mehr gedeckt sind und hohe Selbstbehalte mit sich bringen.

Private Aufzahlung durch den Dienstnehmer

Weiters kann dem Mitarbeiter die Möglichkeit gegeben werden, Ausstattungen, die nicht ins Budget passen, aus eigener Tasche zuzuzahlen. Bei einer solchen Eigenleistung sollte aber in der Car Policy klar geregelt werden, was zum Beispiel bei einem vorzeitigen Ausscheiden aus dem Unternehmen passiert und wie diese Investition gehandhabt wird. Vorsicht ist auch bei der Probezeit eines neuen Mitarbeiters geboten, der Anspruch auf ein Dienstauto hat. Wird sofort ein Auto bestellt und der Mitarbeiter verlässt das Unternehmen noch in der Probezeit, so zieht das mitunter massive Kosten mit sich. Hier wäre eine anfängliche Überbrückung durch ein gemietetes Fahrzeug sinnvoll. Generell ist darauf zu achten, dass über Leasingfirmen finanzierte Firmenautos auch wirklich über die vereinbarte Laufzeit gehalten werden, da andernfalls massive Nachzahlungen schlagend werden.

Besondere Vorsicht ist hier auch bei Elektroautos geboten, da diese im Gegensatz zu herkömmlichen Fahrzeugen aufgrund der Reichweitenthematik auch nicht einfach an einen nachfolgenden Mitarbeiter übergeben werden können. Unternehmen mit größeren Fuhrparks haben es hier insofern etwas leichter, als mit den Leasinggebern Vereinbarungen getroffen werden können, eine bestimmte Anzahl an Fahrzeugen pro Jahr ohne große Zusatzkosten vorzeitig zu retournieren oder diese Autos als Poolfahrzeuge einzusetzen.

Beteiligung am Selbstbehalt

Bleiben wir gleich beim Thema der Fahrzeugrückgabe, schließlich kann man hier mit einem Schlag massiv Geld verlieren. Als Fuhrparkverantwortlicher sollte man darauf achten, hier nicht über den Tisch gezogen zu werden, was zum Glück aber nur noch wenige schwarze Schafe tun. Denn die vereinbarte, offensichtlich sehr günstige Leasingrate wird mitunter durch eine besonders pingelige und damit teure Schadenbegutachtung relativiert. Wohl dem, der einen Leasinggeber hat, der im Fuhrparkmanagement-Ausschuss des Verbandes Österreichischer Leasing-Gesellschaften (VÖL) sitzt und sich diesen Grundsätzen unterzieht, wo ebendiese Fahrzeugrückgabe und die tolerierten Schäden geregelt sind. Zurück zur Car Policy: Um Missverständnisse bei der Rückgabe zu vermeiden, sollte hier klar geregelt sein, dass der Nutzer zum Beispiel für fehlendes, zum Fahrzeug gehörendes Equipment aufkommen muss. Regressansprüche können auch bei einer durch eine Beschädigung oder gar eine unsachgemäße Reparatur eintretende Wertminderung vorgesehen werden. Auch eine starke Verunreinigung könnte hier dem Mitarbeiter in Rechnung gestellt werden. Es gibt übrigens durchaus Firmen, die auch Selbstbehalte bei selbstverursachten Schäden an den Mitarbeiter weiterleiten oder ihn zumindest daran beteiligen. Was wenig überraschend in eine deutlich niedrigere Schadensquote münden kann. Es ist empfehlenswert, beim Händler eine Zustandserhebung samt Gutachten anfertigen zu lassen.

Nicht übers Ziel hinausschießen

Falls Sie noch keine Car Policy im Einsatz haben und nun überlegen, dass so eine Dienstwagenregelung vielleicht doch eine gute Sache wäre, schießen Sie dabei nicht übers Ziel hinaus. Es gibt zwar wie eingangs erwähnt kein allgemein gültiges Musterformular, fix ist aber, dass sich die für das jeweilige Unternehmen und die jeweilige Unternehmenskultur wichtigen Punkte sowie rechtliche Aspekte darin finden sollten. Nicht weniger, aber auch nicht viel mehr, Car Policys mit dutzenden Seiten sind jedenfalls auch nicht zielführend. Für viele Mitarbeiter ist das privat nutzbare Firmenauto der emotionalste Bestandteil ihres Dienstvertrages. Allen Unkenrufen zum Trotz ist ein Auto nach wie vor ein Statussymbol und wenn dann auch noch die Firma dafür zahlt, Herz was willst Du mehr!

Problembewusstsein schaffen

Leider ist es aber auch so, dass mit diesem Fahrzeug, das einem am Ende des Tages ja doch nicht gehört, ziemlich nachlässig umgegangen wird. Serviceintervalle werden ignoriert – frei nach dem Motto, wenn’s kaputt ist, zahlt’s eh die Firma –, Pickerltermine als nicht nötig erachtet und die Schürfwunden rundherum stammen natürlich auch immer von unbekannten Dritten, selbst würde man ja nirgendwo anfahren. Zugegeben, das mag überzeichnet klingen und dem ein oder anderen Firmenautofahrer gegenüber unfair sein, Fakt ist, dass es wohl keinen Fuhrparkverantwortlichen gibt, der davon kein Lied singen könnte. Fix ist auch, dass man das Verhalten der Mitarbeiter sehr wohl durch eine Car Policy steuern kann, allein schon deswegen, um überhaupt ein Problembewusstsein zu schaffen.