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So vermeidet man Sachbezug beim Laden

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Foto von Michael Fousert auf Unsplash

Nach langem Gerangel konnte endlich festgesetzt werden, dass auch das Laden des Firmenwagens daheim ohne Sachbezug möglich ist. Klassisch für Österreich aber: Das gilt nur, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind. Welche genau, haben wir uns näher angesehen.

Alle Gesetzestexte haben meist eines gemeinsam: Sie sind unterschiedlichst interpretierbar. Aber auch so verwoben formuliert, dass man schnell etwas falsch verstehen – oder als einfach umsetzbar halten könnte. Und wenn das Wort „grundsätzlich“ verwendet wird, kann man davon ausgehen, dass alles an diverse Auflagen verknüpft ist. So auch bei der Sachbezugswerteverordnung rund um das Thema Laden. Es stimmt, dass für vom Arbeitgeber beim Arbeitnehmer installierte Wallboxen und den gezapften Strom kein Sachbezug fällig ist, grundsätzlich. Die Basisvoraussetzung dafür ist aber erst einmal, dass ein E-Auto zur Verfügung gestellt wird, dessen Nutzung – Zitat BMF „auch zu privaten Zwecken gewährt wird.“ So weit, so verständlich. Um nicht alles viel zu kompliziert zu machen, lassen wir Dinge wie die Unterschreitung des Mindestbezugs oder die Umwandlung des laufenden Bezugs in andere Ansprüche lieber weg und konzentrieren uns rein auf die eigentliche Thematik: das Laden.

Auch wenn das E-Auto Grundvoraussetzung ist, kann man trotzdem die Wallbox schon vorab beschaffen und installieren, sprich: vorbereitend. Das Gesetz besagt, dass der Sachbezug-Wegfall nur dann gegeben ist, wenn es sich „um die Anschaffung einer Ladeeinrichtung für dieses arbeitgebereigene Kraftfahrzeug handelt. Insofern können der Einbau bzw. die Zurverfügungstellung der Ladeeinrichtung vor der Zurverfügungstellung des Kraftfahrzeugs nur dann nicht schädlich sein, wenn dies in unmittelbarer zeitlicher Nähe erfolgt und es sich nachweislich um eine Ladeeinrichtung für das arbeitgebereigene Kraftfahrzeug handelt.“ Was mit „unmittelbarer zeitlicher Nähe“ genau gemeint ist, liegt im Auge des Betrachters. Auf der sicheren Seite ist man jedenfalls, wenn man etwa zum Zeitpunkt der Installation schon einen Kaufvertrag des neuen Firmenwagens vorweisen kann.

Damit überhaupt die Regelung der aktuellen Sachbezugswerteverordnung zur Anwendung kommen kann, gibt es noch ein paar weitere Bedingungen: So gilt die Sachbezugsbefreiung nur bis zu einem Betrag von 2.000 Euro. Liegen die Kosten für die Wallbox und deren Installationskosten darüber, muss alles über die besagten 2.000 Euro als Einnahme bzw. geldwerter Vorteil beim Arbeitnehmer versteuert werden. Wichtig: Sollte der Arbeitnehmer aus dem Betrieb ausscheiden, ist daher auch in diesen Fällen kein Sachbezug anzusetzen. Sollte die Wallbox nicht gekauft, sondern gemietet oder geleast werden, ist das aber kein Ausschlusskriterium. Dann heißt es aber, dass bei der Anschaffung vergleichbare Rahmenbedingungen gegeben sein müssen, etwa dass die magische Preisgrenze von 2.000 Euro eingehalten wird. So oder so gilt es, auf die im Leasingvertrag der Berechnung der Leasingrate zugrundeliegenden Anschaffungskosten der Ladeeinrichtung abzustellen.
Dann gibt es da noch eine kleine zusätzliche Sache, die zu beachten ist, wenn der maximal sachbezugsfreie Kostenersatz bei Ladeeinrichtungen von 2.000 Euro überstiegen wird. Hier geht es darum, ob dieser Teilbereich des Kostenersatzes als einmalige oder laufende Sachbezugsbesteuerung vorgesehen sein soll. Das Ministerium empfiehlt, diesen Wert als sonstigen Bezug zu versteuern.

Ladegrenze
Kommen wir zum für viele viel wichtigeren Punkt: die Auflagen für die Beladungen. Als Basis für den Kostenersatz für das Laden daheim wird ein Strompreis für das Kalenderjahr 2023 von 22,247 Cent pro Kilowattstunde herangezogen. Jeder Cent, der darüber liegt, muss dann schon entsprechend versteuert werden.
Die Kosten sind mittels Rechnung nachzuweisen. Das gilt selbstverständlich auch für das Nachladen an öffentlichen Stationen, wobei das BMF anmerkt, dass wenn die Rechnung dann keinen Nachweis zulässt, dass man auch wirklich den eigenen Firmenwagen befüllt hat (konkret spricht man von „nicht zumutbar oder nicht möglich“), kann eine „Zuordnung zum arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug auch glaubhaft gemacht werden.“ Das lässt natürlich ebenfalls einen gewissen Interpretationsspielraum zu. Auf der sicheren Seite ist man zum Beispiel dann, wenn der Aufenthalt an der Ladesäule mittels Fahrtenbuch nachweisbar ist, was dank moderner Telematik und Software-Lösungen simpel zu bewerkstelligen ist. Bei Ladekarten entfällt dies meist, kann doch in diesen Fällen zum Beispiel das Kennzeichen hinterlegt werden und die Abrechnung direkt mit dem Unternehmen erfolgen.

Was bedeutet das jetzt in der Praxis? Geht man von einem Verbrauch von 17 kWh/100 km aus, käme man beim angesetzten Stromtarif von 22,247 Cent auf einen Betrag von 3,78 Euro, der nicht sachbezugspflichtig ist. Liegt der Strombedarf indes bei 35 Cent je Kilowattstunde, kämen Ladekosten von 5,95 Euro zustande – und diese Differenz von 2,17 Euro wären somit korrekt zu versteuern. Keine große Panik also, es kommen keine riesigen Beträge zustande, sehr wohl aber steigt der buchhalterische Aufwand enorm. „Aus Sicht des BM ist klar, dass Dienstwagennutzer ohnehin schon keinen Sachbezug für ein e-Auto bezahlen, das teilweise mehr als € 40.000,-- kostet“, sagt MK…. „Da gilt vielleicht die Meinung, dass sechs Euro für zB 300 Kilometer zumutbar sind. Ein wichtiger Aspekt bei der Möglichkeit daheim zu laden ist die Zeitersparnis für den Dienstwagennutzer (Außendienstmitarbeiter) aber auch für das Unternehmen – denn Ladezeit im öffentlichen Bereich ist Arbeitszeit!“

Wenn die technischen Begebenheiten einfach nicht passen, gibt es da noch eine Möglichkeit – sogar eine äußerst simple: die fixe Rückvergütung. Hierbei handelt es sich um exakt 30 Euro pro Kalendermonat, die abgabenfrei ersetzt werden können. Voraussetzung dafür ist nur, dass nachgewiesen werden kann, „dass die verwendete Ladeeinrichtung nicht in der Lage ist, die Lademenge dem Firmenfahrzeug zuzuordnen.“ Das heißt also: Die Sachbezugsverordnung ist kein Wunschkonzert, wo man sich das für sich beste Modell herauspicken kann. Um in den Genuss der 30-Euro-Regelung zu kommen, muss zum Beispiel eine Rechnung für die Wallbox vorliegen, „aus welcher die technischen Eigenschaften in der Regel ableitbar sind.“ Erfüllt man die Auflagen aber, hat man den großen Vorteil des geringen buchhalterischen Aufwands. Ein großer Vorteil vor allem bei sogenannten „switch-Tarifen “, die sich alle drei Monate ändern – bei flex-Tarifen gibt es sogar eine monatliche Anpassung. „Dann müsste jedes Mal die Personalverrechnung die kWh Preiserückvergütung anpassen. Administrativ ein Horror!“, so Kral weiter.

Und auch bei installierten Photovoltaik-Anlagen, da der hier gewonnene Strom ja quasi gratis zur Verfügung steht. Blöder wäre es natürlich, wenn häufig Schnelllader angesteuert werden, die tatsächlichen Kosten also schnell höher liegen können. Ein guter Tipp wäre also, in der Car Policy schon exakt festzulegen, wie geladen werden muss, ob Stromzapfen unterwegs, daheim oder in der Firma zu bevorzugen sind und so weiter. Oder aber, je nach Verwendungszweck und Laufleistung sogar bewusst eine „dumme“ Ladevorrichtung zu installieren.

Das muss die Wallbox können

Laut Sachbezugswerteverordnung muss die für die Beladung des Firmenfahrzeugs beim Arbeitnehmer daheim eine Ladeeinrichtung verwendet werden, die eindeutig die Zuordnung der Lademenge gewährleisten kann. Das geht am besten mit einem geeichten Zähler, wobei diese Lösung nicht grundsätzlich vorgeschrieben ist.

Nicht erlaubt sind fahrzeuginterne Ladestromerfassungen, die bei vielen E-Autos schon serienmäßig vorhanden sind. Ebenso wenig reicht es nicht, einen Nachweis zu erbringen, dass in besagtem Haushalt des Arbeitnehmers sonst kein E-Auto vorhanden ist, um sich die Anschaffung einer Wallbox zu sparen, die detaillierte Ladeberichte ausweisen kann.

All die erwähnten Vorschriften gelten für Anlagen, die ab dem Stichtag 1. Jänner 2023 angeschafft worden sind. Um jetzt all jene Ladeeinrichtungen nicht zu benachteiligen, die bereits vorher installiert worden sind, wird empfohlen, diese ebenfalls in den steuerfreien Kostenersatz einzubeziehen. Das geht zum Beispiel, wenn klargestellt wird, dass für die Steuerbefreiung des Kostenersatzes der Zeitpunkt der Auszahlung relevant, und nicht die Anschaffung der Ladeeinrichtung.

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