Das Management von Fahrzeugflotten ist eine komplexe Aufgabe. Auf der einen Seite die vielfältigen internen Akteure: Personalchefs, Einkaufsleiter und Finanzverantwortliche und, nicht zuletzt, die Mitarbeitenden. Deren unterschiedliche Interessen müssen in eine ausgewogene Balance gebracht werden. Die Komplexität der Aufgabe erhöht sich stark, wenn die Verantwortung für die Mobilität der Mitarbeitenden in mehreren Ländern besteht. Vielfältige gesetzliche und steuerliche Rahmenbedingungen, unterschiedliche Märkte und Dienstleistungsangebote, verschiedene Kulturen und Philosophien rund um den Firmenwagen müssen berücksichtigt werden.

Länderübergreifende Harmonisierung

Häufige Ausgangslage ist, dass ein Unternehmen durch Zukäufe im Ausland stark gewachsen ist. In der Praxis bedeutet dies oft, dass nicht nur zwischen den Ländern, sondern in ein und demselben Land zwei unterschiedliche Flottenstrukturen nebeneinander existieren. In diesen Konstellationen stellt sich die Frage, wie eine harmonisierte, für alle Länder und Regionen gültige Policy gestaltet werden kann. Bei der oben beschriebenen Ausgangslage führen die Flotten meist ein "nationales Eigenleben". Das heißt, Firmenfahrzeuge werden auf der Basis lokaler Policys vergeben. Und auch die Lieferanten kommen meist aus dem jeweiligen Heimatmarkt. Beabsichtigt ein Unternehmen, seine internationale Flotte zu konsolidieren, kommt das Thema "Internationale Car Policy" schnell auf die Tagesordnung.

Bereitschaft zur Veränderung

Ein solches Projekt muss gut vorbereitet sein. Es erfordert auf Seiten des Unternehmens eine Veränderungsbereitschaft. Denn häufig wird die Forderung nach einer europaweit oder sogar global gültigen Car Policy abgelehnt und dabei auf die unterschiedlichen Firmenwagenkulturen sowie die divergierenden rechtlichen und steuerlichen Gegebenheiten verwiesen. Aus diesen unbestreitbaren Tatsachen wird dann abgeleitet, dass eine einheitliche Policy nicht umsetzbar sei. Die Erfahrung aus einer Vielzahl internationaler Projekte zeigt, dass dies nicht zutrifft. Voraussetzung für ein Gelingen ist, dass die Unternehmensführung ein klares Signal für die Konsolidierung aussendet. Auf dieser Basiskann dann eine entsprechende Rahmen- Policy erarbeitet werden, die dort -wo erforderlich -selbstverständlich länderspezifische Anforderungen berücksichtigt.

Argument Kostensenkung

Weiterhin notwendig ist es, den Länderorganisationen aufzuzeigen, in welchem Umfang Kostensenkungen durch eine Gestaltung der Policy erreicht werden können. Dies trägt meist erheblich zur Überzeugung des lokalen Managements bei. "Wir haben in den vergangenen Monaten bei zwei internationalen Industrieunternehmen diesen Prozess unterstützen dürfen. Die dabei gewonnenen Erfahrungen wollen wir mit diesem Beitrag aufzeigen", so Balz Eggenberger, Managing Partner der fleetcompetence group. Im ersten Schritt soll dargestellt werden, welche Themenfelder in einer internationalen Car Policy geregelt werden sollten -und welche nicht.

Die "Internationale Car Policy"

Die internationale Policy deckt folgende Themenfelder ab:

Strategie und Zielsetzung (Vision) in Bezug auf die Bereitstellung von Firmenwagen

Berechtigung für den Erhalt eines Firmenwagens

Grundlegende Regeln zur Fahrzeugwahl

Grundlegende Bestimmungen zur Fahrzeugnutzung

Der erste Punkt stellt hierbei meist eine "Präambel" dar, mit der das Unternehmen seine zentralen Rahmenbedingungen erläutert. Hier werden Sinn und Zweck der internationalen Policy aufgeführt, aber auch globale Zielsetzungen, zum Beispiel im Bereich der Nachhaltigkeit. Die Regelung der Berechtigungen für einen Firmenwagen stellen sich schon deutlich komplexer dar. Hier geht es im ersten Schritt weniger um Fahrzeuge, als um die Harmonisierung der Mitarbeiterfunktionen und -hierarchien im Unternehmen. Bei diesem Teil ist daher zwingend die Personalabteilung des Unternehmens gefordert. Es gilt, die Mitarbeiterkategorien länderübergreifend weitgehend einheitlich zu gestalten. Auf diese Weise kann dann der Rahmen für die Fahrzeugberechtigungen einheitlich definiert werden. Typischerweise wird in Unternehmen zwischen Funktionsfahrzeugen, die für die Ausübung der Tätigkeit notwendig sind, und den sogenannten Benefit-Fahrzeugen unterschieden. Letztere werden aufgrund des Status des Mitarbeiters vergeben und stellen einen Bestandteil des Anstellungsvertrags dar.

Festlegung von Markenportfolios

Der nächste wichtige Schritt in der internationalen Car Policy ist die Festlegung des zugelassenen Markenportfolios. Bei diesem Punkt treten grundsätzlich zwei unterschiedliche Philosophien im Unternehmen zutage, die sich auf die Gestaltung der internationalen Car Policy auswirken: zentraler Durchgriffoder "sanfter Zügel". Die Ausgangslage weist häufig eine hohe Vielfalt auf. Nicht selten befinden sich in der internationalen Flotte Fahrzeuge von 25 Marken und mehr. Stark zentral ausgerichtete Unternehmen führen bei der Gestaltung der internationalen Policy zugleich konsequent eine Reduzierungdes zugelassenen Markenportfolios durch. Dieser Punkt hat den höchsten Schwierigkeitsgrad in einem solchen Projekt. Denn hier prallen dann die unterschiedlichen Vorlieben je Land und die Vorstellungen der Unternehmensleitung aufeinander. Firmenübernahmen im In-und Ausland erhöhen die Komplexität zusätzlich.

Unterschiedliche Welten prallen aufeinander

Das kann dazu führen, dass Mitarbeiter auf der gleichen Funktionsstufe in den verschiedenen Ländern ganz unterschiedliche Fahrzeuge fahren und die Flotten durch unterschiedliche Dienstleister betrieben werden. Die lokale Argumentation führt in der Regel die Attraktivität einer hohen Wahlfreiheit im Kampf um die besten Mitarbeiter auf. Auch die Identifikation mit lokalen Fahrzeugmarken wird angeführt. Die Unternehmensleitung führt in der Regel die erheblichen Kosteneffekte auf, die durch eine Markenkonsolidierung erreicht werden können. So kann eine internationale Konsolidierung des Flottenmanagementsauf der Basis einer Gesamtstrategie für Unternehmen eine Senkung der Flottenkosten bis zu 20 Prozent bedeuten. Somit befindet man sich -wie auch bei einer rein nationalen Car Policy -im Spannungsfeld zwischen Mitarbeiterzufriedenheit und Kosten. Hier gilt es eine Balance zu gestalten, die der Unternehmenskultur einerseits und den wirtschaftlichen Anforderungen andererseits gerecht wird. Dies ist ein typischer Fall, der ein "Change-Management" der Unternehmensleitung erforderlich macht. Interessanterweise wird diese Diskussion in der Regel bis in das Vorstandsgremium geführt. Das Thema Firmenwagen tangiert jeden im Unternehmen; da spielen immer auch persönliche Präferenzen eine Rolle.

TCO statt Listenpreise

Die Einführung einer internationalen Car Policy führt oft zugleich zur Umstellung des Kostenkonzepts. Die immer noch weit verbreiteten Vorgaben auf Basis von Listenpreisen werden bei dieser Gelegenheit auf Fahrzeuggesamtkosten (Total Cost of Ownership, kurz TCO) umgestellt. Dabei wird ein monatliches Budget je Mitarbeiterkategorie definiert, das die Kosten der Finanzierung, Wartung, Reifen, Kraftstoff, Versicherung und Steuern enthält. Dieses Konzept macht auch Sinn, da der Listenpreis eines Fahrzeugs keinen Rückschluss auf die Gesamtkosten in einem Zeitraum von drei oder vier Jahren zulässt. DerListenpreis ist in Zeiten starken Wettbewerbs und hoher Rabatte der Hersteller immer weniger relevant. Wenn Fahrzeuge der Oberklasse -nach Angaben des Herstellers selbst - in wenigen Monaten über 50 Prozent ihres Wertes einbüßen, wird deutlich, dass dieser Wert nicht für eine Policy tauglich ist.

Emissionsgrenzen nach Mitarbeiterebenen

Ein weiterer wichtiger Baustein der internationalen Car Policy sind Regelungen in Bezug auf die Umweltverträglichkeit der Flotte. Mittlerweile ist es Standard, dass Unternehmen hier Rahmenbedingungen wie das nachfolgende Beispiel festlegen. Dieses legt einen Pfad zur Senkung des CO2-Ausstoßes fest. Allerdings ist es eher selten, dass sämtliche Firmenwagen diesen Werten unterliegen. Meist werden die Emissionen für die jeweilige Mitarbeiterebene definiert. Neben den vorgenannten Punkten legt die "Internationale Car Policy" meist noch fest, welche Mindestausstattungen die Firmenwagen haben sollen. Hier werden insbesondere sicherheitsrelevante Aspekte (z. B. Park Distance Control, Fahrer-, Beifahrer und Rücksitz-Airbags, Trennnetz bei Kombi, Freisprecheinrichtung, Cruise Control) geregelt. Daneben kommen Komfortaspekte (z. B. Klimaanlage, Navigationssystem) hinzu. Diese Vorgaben sind dann in allen Ländern verbindlich bei der Fahrzeugbestellung und sichern so einen einheitlichen Ausstattungsstandard.

Nicht alle Punkte sind zentral regelbar Wie eingangs erwähnt, gibt es Punkte, die nicht zentral geregelt werden können. Daher ist es weit verbreitet, dass die erforderlichen lokalen Bestimmungen in Anhängen zur "Internationalen Car Policy" formuliert werden. Auf sie sind daher die festgelegten Rahmenbedingungen anwendbar. Es gibt aber Ausnahmen, die den besonderen Gegebenheiten eines Landes geschuldet sind. Dieses Konzept ermöglicht es Unternehmen, ihren lokalen Geschäftsbereichen mehr oder weniger Freiraum einzuräumen.

Hier werdenüblicherweise folgende Themen berücksichtigt:

Versteuerung des geldwerten Vorteils

Kontrolle der Fahrerlaubnis

Lokale Sicherheitsbestimmungen (z. B. UVV Prüfung)

Versicherungsbestimmungen

Alle Beteiligten müssen an einem Strang ziehen

In den lokalen Anhängen können auch Abweichungen von den vorgegebenen Marken erfolgen, wenn dies von der Unternehmenszentrale zugelassen wird. Der Weg hin zu einer internationalen Car Policy sollte in Bezug auf Aufwand und Ressourcen nicht unterschätzt werden. Gerade weil hier viele Mitarbeiter unmittelbar betroffen sind, sollte der Erläuterungs-und Diskussionsbedarf im Rahmen der Entwicklung nicht unterschätzt werden. Daher ist es nach unserer Erfahrung sehr sinnvoll, wenn alle betroffenen Unternehmensbereiche auf Ebene der Zentrale und wichtige Sprecher der nationalen Geschäftseinheiten involviert sind.Nur wenn alle Beteiligten am gleichen Strang ziehen, kann ein solches Projekt zeitnah gelingen. Der Aufwand lohnt sich aber: denn die Car Policy ist ein wesentlicher Stellhebel für die Firmenwagenflotte und deren Kosten.

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