Autos – und somit auch das Firmenfahrzeug – sind ein hochemotionales Thema. Der Umgang mit diesen Emotionen ist sicher eine der größten Herausforderungen in meinem Job“, meint Ing. Helmut Steinkellner, Beschaffungsmanagement Fleet, Facility Management, Logistik bei Otis Österreich. Eine ordentliche Portion an Gelassenheit für diese Funktion sei daher empfehlenswert, so Steinkellner, seit 25 Jahren im Unternehmen und seit Ende 2006 auch für den Fuhrpark zuständig. Sein Vorgänger ging in Pension, sein Chef wusste um Steinkellners Autoaffinität – und kurze Zeit darauf war Steinkellner für die Flotte verantwortlich.

TCO im Fokus

Der Fuhrpark der Österreichniederlassung von Otis, dem weltweit größten Hersteller von Aufzügen, Fahrtreppen und Fahrsteigen, umfasst 250 Klein-Lkw für Servicetechniker und Monteure sowie 100 Pkw, – alle 350 Fahrzeuge sind im Operating Leasing organisiert. Bei einem Fuhrpark dieser Größenordnung sei dies die effizienteste und kostengünstigste Variante, weiß Steinkellner, der Fokus liegt auf Total Cost of Ownership (TCO). Und da hat, seit immerhin über zehn Jahren, Renault bei den Nutzfahrzeugen die Motorhaube vorn und gewinnt regelmäßig die europaweite Ausschreibung, die über den europäischen Zentraleinkauf läuft.

Eine Frage des Preises

Durchschnittlich 25.000 Kilometer pro Jahr legt ein Otis-Auto zurück, abhängig davon, wo der Monteur in Österreich unterwegs ist: „In Tirol, wo man in jedes Tal extra hineinfährt, kommt da natürlich schnell mehr an Wegstrecke zusammen als nur in Wien.“ Die durchschnittliche Behaltedauer, die sich nach den Leasingvorgaben richtet, beträgt daher durchschnittlich drei Jahre. Gerade eben steht wieder ein Fahrzeugtausch bei den Nutzfahrzeugen an, den „wir im Gegensatz zu den meisten Unternehmen unserer Größe in einem Zug durchführen“, erläutert Steinkellner. Die Motivation für diesen logistischen Kraftakt liegt in den Kosten, da man für 250 neue Fahrzeuge einen besseren Preis erhält als für 20. Der gesamte Tausch vollzieht sich in etwa zwei Monaten, der Tausch selbst, also vom alten zum neuen Fahrzeug, beträgt zwei Stunden, da die Fahrzeugeinrichtung übernommen wird. Diese überlebt, je nach Disziplin der Mitarbeiter, etwa drei Firmenfahrzeuggenerationen, also etwa neun bis zehn Jahre.

Eine Sache des Vertrauens

Apropos Disziplin: die ist bei den Otis-Mitarbeitern recht hoch. Denn abgesehen von Service, Reifenwechsel & Co, die durch das Leasingangebot abgedeckt sind, muss sich der Betriebs-angehörige selbst um sein Fahrzeug, das er auf Wunsch auch privat nutzen darf, kümmern. Einmal im Jahr wird inspiziert, ob das Firmenauto auch innen entsprechend sauber ist, das war’s, der Rest ist Sache des Lenkers. Lediglich wenn es bei Unfällen und Schäden einen Ausreißer gibt, also ein Mitarbeiter extrem viele Schäden verursacht, wird in einem Gespräch der Ursache auf den Grund gegangen und zu mehr Gewissenhaftigkeit ermahnt. Das hält sich allerdings in Grenzen, so Steinkellner, ganz offensichtlich weiß die Belegschaft das Vertrauen und auch die Investition in die Firmenautos zu schätzen. Denn neben der Zuverlässigkeit der Autos steht für Fuhrparkmanager Steinkellner die Sicherheit der Mitarbeiter ganz oben. Daher werden die eher karg ausgestatteten Basis-Kangoos recht üppig aufgewertet, bevor sie ein Otis-Auto werden: Neben Klimaanlage, Radio mit Freisprecheinrichtung, Einparksensoren, Rückfahrkamera und höhenverstellbarem Fahrersitz gehören auch Beifahrer- und Seitenairbags für Fahrer und Beifahrer zu den Must-haves.

Sinnvolle Extras

So wie es bei den Poolautos für die Spezialisten, Techniker, Verkäufer oder Montage- und Serviceleiter ein Fahrzeug gibt, verhält es sich auch bei den Firmenwagen für alle weiteren Funktionen: eine Marke, ein Modell, ein Motor, eine Farbe. Der Grund: So gibt es weniger Differenzen und die Wertschätzung ist für alle gleich. Steinkellner erläutert: „Das Problem entsteht dann, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, ein Neuer beginnt und dieser übernimmt das Vorgänger-Auto, das beispielsweise eine Limousine ist. Der Neue hat aber drei Kinder, noch dazu fährt sein gleichgestellter Kollege einen Kombi …, da fühlt sich schnell jemand benachteiligt. Wir haben daher begonnen, die Anzahl der Fahrzeugvarianten zu verkleinern. Mittlerweile gibt es ein Modell, somit ist keiner auf den anderen neidig.“ Ein System, das Steinkellner vergleichbaren Fuhrparkmanagern gern empfiehlt. Individuell kann der jeweilige Mitarbeiter sich bei diesem einen Modell – übrigens „ein Kombi, so sind alle glücklich“ – ein paar Goodies wie besseres Licht, Automatik oder Schaltung oder auch einen besseren Sitz aussuchen, aber auch diese wurden auf zehn, von Unternehmenssicht her sinnvolle Extras beschränkt, was sich ebenfalls bewährt hat. Ausgeschlossen und durch die unternehmenseigene Car Policy sogar verboten sind jedenfalls Sonderausstattungen, die Verschleiß und Verbrauch erhöhen, wie beispielsweise breitere Reifen. Nicht zuletzt ein Grund, warum der Durchschnittsverbrauch aller Fahrzeuge, also die Kangoos mit eingerechnet, die durchschnittlich mit mehreren hundert Kilogramm beladen sind und auch inklusive aller Ausreißer wie jene, die am Berg wohnen oder vorwiegend Kurzstrecke fahren, niedrig ist.

Top organisiert

Mithilfe dieser gut strukturierten Vorgaben und natürlich des All-inclusive-Leasings hat es Steinkellner geschafft, dass der Fuhrpark etwa zehn bis zwanzig Prozent seiner Arbeitszeit in Anspruch nimmt, ausgenommen die Zeiten des Fahrzeugtausches, das erfordert rund 90 Prozent seiner Zeit, dafür ist es dann auch in zwei Monaten erledigt.

Otis: Zahlen & Fakten

Unternehmen:
Otis: weltweit führender Hersteller und Serviceanbieter von Aufzügen, Fahrtreppen und Fahrsteigen; in Österreich circa 500 Mitarbeiter (weltweit über 60.000); Produkte in über 200 Ländern und Regionen erhältlich

Fuhrpark:
Marken: Renault, BMW, Audi
Anzahl Pkw: 100; Anzahl Nutzfahrzeuge: 250
Laufleistung: durchschnittlich 25.000 km/Jahr
Behaltedauer: 2 bis 5 Jahre (Operating Leasing)