Und das soll ich jetzt meinem Chef sagen? Der auch noch besoffen unklare Dinge lallt, einem in totaler Illumination sogar das Du-Wort anbietet, jedenfalls unbeirrt aber auf sein Auto zusteuert, um damit nach Hause zu fahren. Aber als Fuhrparkleiter wäre, nein, ist man in so einer Situation in der Pflicht, ihm den Fahrzeugschlüssel abzunehmen. „Ein Beispiel, das immer passieren kann“, erklärt Dr. Martin Brenner von der Kanzler Brenner & Klemm. „Der Klassiker ist zum Beispiel die Weihnachtsfeier, bei der man dann doch etwas mehr trinkt und nicht mehr fahren dürfte und dann aber einen Unfall verursacht.“ Vielleicht setzt auch noch Schneefall ein oder die Winterreifen sind nicht mehr die Besten. All das ist schlagartig das Problem des Flottenmanagers, wenn es sich um ein Firmenauto handelt. „Das Problem ist etwa, wenn man weiß, dass ein Kollege ein veritables Alkoholproblem hat. Soll man das dem Betriebsrat sagen oder nicht? Und wie gehe ich da mit den Datenschutzrechten des Kollegen um? Und natürlich wissen wir alle, dass es in der Praxis dann ganz anders aussieht.“ Und genau diese Spannung der Gegensätze zwischen Theorie und Realität zeigt, dass es in diesem Business weit wichtigere Dinge gibt als schlaue Einkaufspolitik oder kostengünstige Servicepläne. „Mit rechtlichen Fallstricken setzt man sich nur selten auseinander“, so Brenner weiter, „und während in Deutschland alles klar geregelt ist, ist es bei uns hingegen über viele gesetzliche Regelungen verteilt.“

Pflicht und Schatten
Es geht also um Verantwortungen, Verpflichtungen und Delegationen, die man möglichst gut kennen muss, wobei sich in der Fülle an Auflagen und Regelungen vor allem ein Gesetz als besonders bedeutend herauskristallisiert, dem man am besten sofort das Du-Wort anbietet: das Eisenbahn- und Kraftfahrzeughaftpflichtgesetz, kurz EKHG. „Dieses legt fest, dass man auch dann haftbar sein kann, wenn einem bei einem Unfall kein Verschulden trifft. Klingt unlogisch, ist aber so.“ Auf die Frage, wer haftet, kommt natürlich sofort der jeweilige Lenker in den Sinn. Aber in Österreich ist es so, dass auch der Haftpflichtversicherer direkt in Anspruch genommen und auch direkt geklagt werden kann. Das heißt in unserem Fall: Der Halter des Fahrzeugs ist das Unternehmen und nach Paragraph 5 des EKHG kann dies nach einer „bsoffenen Gschicht“ nach der Weihnachtsfeier voll in die Pflicht genommen werden.

Wie aber bitte kann das sein? Es geht nämlich noch weiter, dass man auch für aktive Schwarzfahrer in die Pflicht genommen werden kann. Also für Leute, die ein Fahrzeug aktiv in Betrieb nehmen, obwohl sie dafür gar nicht berechtigt sind. Brenner: „Bei Pool-Fahrzeugen kann das zum Beispiel sehr wohl passieren.“ Kurz gesagt: Das Thema Fuhrparkmanagement darf man allein schon wegen der gesetzlichen Verpflichtungen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Der Grund liegt dafür in einer klaren Definition der Verpflichtung im EKHG: Als Vertreter der Gesellschaft ist man nämlich dazu verpflichtet, alles ihm Zumutbare und Mögliche zu unternehmen, um zu verhindern, dass der unmittelbare Täter eine Verwaltungsstraftat begeht. „Und da scheiden sich natürlich die Geister, was zumutbar ist und was nicht“, so Brenner weiter, womit sonnenklar ist, dass der gesamte Prozess im Vorfeld so gut wie möglich definiert sein sollte. Und all das startet weit vor der Car Policy schon einmal mit der korrekten Bestellung eines Fuhrparkleiters, wenn die Geschäftsführung nicht selber belangt werden möchte.

Immer schriftlich
Konkret spricht man von einer wirksamen Delegation, die klar festgelegt werden muss. Wenn der Chef im Vorbeigehen einem zuwirft, man sei jetzt für die Autobelange zuständig, reicht das jedenfalls nicht. „Es funktioniert, wenn dem Fuhrparkleiter ein räumlich und sachlich abgegrenzter Bereich zugewiesen wird, und es muss klar definiert sein, was Aufgabe des Fuhrparkmanagements ist“, so Brenner weiter. Trifft die Zuständigkeit nur im Inland zu? Was, wenn es mehrere Standorte gibt? Was auch immer festgelegt wird: Entscheidend ist ein Zustimmungsnachweis, der Fuhrparkleiter muss also eindeutig ernannt werden. „Am besten mit Unterschrift. Denn alles, was nicht schriftlich ist, wird schwierig.“ Ergänzt wird das durch die sogenannte Anordnungsbefugnis, die dem zuständigen Mitarbeiter auch die Macht verleiht, entsprechend durchgreifen zu dürfen. Zum Beispiel eben bei der Weihnachtsfeier. Es ist tatsächlich die Pflicht des Fuhrparkverantwortlichen, aufzupassen, dass sich niemand betrunken ins Auto setzt und losfährt, was bei Untergebenen oder Kollegen auf gleichem Gehaltslevel noch irgendwie vorstellbar ist. Aber beim Chef? „Die Anordnungsbefugnis muss so weit gehen, dass ich in dieser Situation den Fahrzeugschlüssel abnehmen und ihm sagen kann, dass er heute nicht mehr fährt“, erläutert Brenner und ergänzt, „mir ist ganz klar, wie sich das in der Realität dann abspielt, wenn der Boss auf den Parkplatz wankt. Fakt ist aber auch, wenn einem nachgewiesen werden kann, dass man davon wusste, dass der Chef betrunken war und womöglich einen Unfall mit Personenschaden baut, dann ist man dran.“

Fahrzeugzustand
Die Regelung, alles Zumutbare und Mögliche zu unternehmen, kommt ebenso bei der Betriebssicherheit des Fuhrparks zum Tragen. Auch wenn es darum geht, regelmäßige Überprüfungstermine einzuhalten, die Betriebs- und Verkehrssicherheit sicherzustellen und erkennbare Mängel unverzüglich beseitigen zu lassen. Brenner: „Meist wird nur ein Erinnerungsmail verschickt, aber das reicht nicht, die Regeln sind streng.“ Und ebenso nutzt es wenig, wenn in der Car Policy eine sofortige Meldepflicht eines Schadens vermerkt ist. „Das nutzt nur intern, aber nicht im Außenverhältnis. Aus Sicht der Gerichte ist man trotzdem dran.“ So schockierend das alles jetzt für viele klingen mag, es zeigt nur einmal mehr, wie wichtig eine klare Regelung der Kompetenzen ist, die, so gut es geht, auch alle Kleinigkeiten umfasst. Wer kontrolliert etwa die Anwesenheit der Warnwesten? Es ist schließlich ein Unterschied, ob man jeden Tag an diesem Standort ist oder nicht, und ob es sich um fix zugewiesene Autos oder Pool-Fahrzeuge handelt. Bei diesen wäre man als Fuhrparkleiter zum Beispiel voll dafür verantwortlich, dass alles drinnen ist, was im Alltag aber ebenso kaum zu stemmen ist wie eine andauernde Überprüfung der Profiltiefe aller Reifen. „Streng genommen geht die Verantwortung des Fuhrparkleiters so weit, dass man wissen muss, wie viele Kilometer welcher Mitarbeiter runterradelt und ob das Risiko besteht, dass die Profiltiefe den Sommer nicht durchhält. Es müsste also mitten im Jahr kontrolliert werden, ob die Reifen noch passen oder eben nicht mehr.“

Dienstwagennutzer
Womit wir wieder beim Führerschein des Chefs wären. Auch dieser muss regelmäßig kontrolliert werden, doch was bedeutet das eigentlich? „Im Gesetz ist das nur sehr schwammig ausgeführt, sagt Brenner, „das ist in Deutschland schon klarer, da ist eine jährliche Überprüfung vorgeschrieben. Die Frage ist also, was erforderlich ist?“ Als Faustregel könnte gelten: Oft ist nicht regelmäßig genug und aus Brenners Sicht wäre ein Jahr das Maximum an Zeitspanne zwischen zwei Kontrollen. Wichtig auch: Wenn es entsprechende Hinweise gibt, dass ein Mitarbeiter oder gar der Chef den Schein abgeben musste, sollte rasch nachgeforscht werden. Darunter fällt zum Beispiel schon, wenn der Verdächtige auf einmal viel lieber mit den öffentlichen Verkehrsmittel ins Büro düst anstatt mit seinem Dienstwagen.

Kontrolle über alles
Jetzt muss nach all der Fülle an Verantwortlichkeiten und möglichen Risiken gesagt werden, dass es sich hier um die Sichtweise handelt, was im schlimmsten Fall alles passieren kann. In der Praxis ist jeder Fall natürlich gesondert zu behandeln und damit man sich als Flottenverantwortlicher möglichst gut absichert, führt an einem wirksamen Kontrollsystem kein Weg vorbei. Möglich ist vieles, von der täglichen Kontrolle des Reifenprofils bis hin zu abgesperrten Schlüsselboxen, die nur von den dafür freigeschalteten Mitarbeitern geöffnet werden können, die natürlich vorab über eine App bestätigt haben, dass sie noch über einen gültigen Führerschein verfügen. Entscheidend dabei: Eine wirksame Überprüfung der Einhaltung der Weisungen mit entsprechender Konsequenz bei ihrer Verletzung. „Wichtig ist, dass die Funktion dieser persönlichen Kontrolle für die Behörden nachvollziehbar sein muss“, ergänzt Brenner. Auch nicht zu vergessen: Das Kontrollsystem muss auch dann funktionieren, wenn der Fuhrparkleiter nicht anwesend ist. Wie dies aber alles auszusehen hat, gibt der Gesetzgeber nicht vor.