Die Vorteile des zentralen Einkaufs erschließen sich wohl jedem Fuhrparkmanager schnell. Allein die Umsetzung dieser Zentralisierung der Vorgaben und damit auch das Begrenzen von möglichen Ausnahmen und Wünschen wird spätestens dann zum Knackpunkt, wenn die Flotte auf verschiedene Länder verteilt ist und damit unterschiedlichen steuerlichen oder administrativen Vorgaben unterliegt. Dennoch lohnen sich Bündelungen von europäischen Fahrzeugvolumen über eine vereinheitlichte internationale Car-Policy, sobald man mindestens in drei bis vier Hauptmärkten mit jeweils 300 bis 400 Fahrzeugen unterwegs ist.

Einheitliche Car-Policy

Ein internationaler Industriedienstleister mit rund 9.000 Fahrzeugen in 13 europäischen Ländern (Deutschland, Niederlande, Belgien, Luxemburg, Großbritannien, Norwegen, Finnland, Schweden, Österreich, Polen, Schweiz, Tschechien und Italien) hat dank der Unterstützung der Fleetcompetence Group die Einkaufsmacht gestärkt, indem das Unternehmen stark zentralisierte. Mit dem gewählten Lösungsansatz konnte der Wettbewerb europaweit beibehalten werden, obwohl die Zahl der Leasinggeber gesunken ist. Die Größe eines Unternehmens ist oft Teil und Lösung des Problems. In vielen Fällen wurden bislang Firmen übernommen und allein organisatorisch in Cluster zusammengefasst. Beim direkten Einkauf funktioniert diese Bündelung je nach Sparte recht gut. Beim Fuhrpark, der verschiedene Funktionen erfüllen kann, ist es komplizierter. Fazit: Es braucht ein zentrales Lieferantenkonzept auf Basis einer gleichlautenden internationalen Car-Policy.

Als Vorlage diente das Deutschlandgeschäft: Deutschland war sehr zentral aufgestellt, sodass es hier trotz unterschiedlicher Firmen lediglich eine Car-Policy gab. Jede Einheit in einem anderen Land hatte jedoch historisch gewachsen eine eigene Car-Policy mit eigenen Lieferanten und Abläufen. Das war wenig effektiv, also musste eine gesamteuropäische Car-Policy her. Bereits wenige Wochen nach der Ausschreibung legte man mit dem Umbau los. Zum einen sollte ein Leistungskatalog aufgestellt werden, um Prozesse in der Flotte zu harmonisieren und zu standardisieren, andererseits sollten auch aktuelle Trends integriert werden. Das las sich im Lastenheft dann wie folgt: Optimierungsvorschläge für den Fuhrpark in Europa ausarbeiten, Erarbeitung von Fahrzeugspezifikationen und der Servicestandards, die soweit wie möglich einheitlich, aber wo notwendig spezifisch für die Länder sind, und eine Analyse der Fuhrparkorganisation. Hier kommt wieder die Diversität der Flotte zum Tragen. Die Spezifikationen für nordische Länder sind einfach anders als in Mitteleuropa.

Starke Reduktion der Leasinggeber

Neben den geografischen Besonderheiten, die in der Ausstattung Widerhall finden, war auch das Steuerrecht zu berücksichtigen. "One size fits all" geht hier nicht. Die neuen internationalen Rahmenverträge für die Bereiche Fahrzeughersteller und Leasinggeber brachten weitreichende Veränderungen für den Einkauf, aber vor allem für die Dienstwagennutzer mit. Das gesamte Projekt fußte auf den folgenden drei Säulen: Fahrzeughersteller, Leasinggeber und der Car-Policy. Die vereinheitlichte Car-Policy ließ auch die beiden übrigen Säulen schmaler werden. So wurden die Leasinggeber von mehr als 15 auf aktuell drei reduziert, flankiert von vier Fahrzeugherstellern -zwei Premiumanbietern und zwei für die Funktionsflotte. Konkurrenz ist dennoch weiterhin gefragt. So treten die drei verschiedenen Leasinggeber im Multi-Bidding gegeneinander an, sobald es um einen Neuzugang in der Flotte geht. Und hier gibt es mittlerweile recht enge Vorgaben, nicht nur für die Leasinggeber, sondern auch an die Dienstwagenfahrer, wenn diese sich ein neues Leasing-Fahrzeug (rund 80 Prozent der Flotte wird geleast, Tendenz: steigend) konfigurieren wollen. Hier kommt die Emotionalität gegenüber den Automarken ins Spiel. Diese differiert ebenfalls von Land zu Land. Trotzdem wurde eine Single-Supply-Variante für die Premium-Fahrzeuge im User-Chooser-Bereich gewählt. Single-Supply heißt in diesem Fall, dass die Verantwortlichen eines Landes entweder für Mercedes-Benz oder für Volvo votieren können. Im Generalisten und Nutzfahrzeugbereich sind Modelle von Ford oder der PSA-Gruppe vorgegeben. Gelandet ist man bei diesem Quartett anhand eines Vorgabekatalogs, der von den Lieferanten Road-and-Safety-Standards gemäß NCAP verlangt. Auch Nachhaltigkeitsthemen wie die CO2-Werte der Flotten spielten hier stark hinein. Der entscheidende Punkt ist die TCO-Betrachtung, also die Vollkostenrechnung. Hier war die Expertise von Fleetcompetence besonders gefragt.

Namhafte Einsparungen möglich

Im Mittelpunkt stehe in 90 Prozent aller gleichgelagerten Projekte der Business-Case, wie Tobias Kern, Gesellschafter und Managing Partner bei Fleetcompetence, berichtet: "Auf Grundlage eines detaillierten Ausschreibungsprozesses gilt es, entsprechend einen Business-Case pro Markt und in aggregierter Form für Europa zu erstellen. Für dieses Unternehmen wurden so über 250 Szenarien analysiert, was bei der betrachteten Markenvielfalt im Zusammenspiel mit unterschiedlichen Supply-Modellen (zum Beispiel Single, Dual, Triple) üblich ist. Nach der zentralen Entscheidung über das favorisierte Herstellerszenario je Fuhrparksegment (Premiumanbieter, Volumenhersteller und leichte Nutzfahrzeuge) gab es eine Empfehlung an die Märkte, welche Marke aus den international gesetzten Lieferanten jeweils pro Segment zu favorisieren ist und welche Einsparungserwartungen daran gekoppelt sind. Das heißt, bei der Umsetzung der zentralen Fuhrparkrichtlinie in den Märkten sind die lokalen Verantwortlichen angehalten, mindestens auf diese Einsparungserwartungssummen zu kommen. Wenn man sich dennoch für die alternative Marke entschieden hat, muss diese so in die Car-Policy eingebettet werden, dass sie die zentralen Vorgaben an die Einsparungserwartungen umsetzen kann." Das Resultat sind internationale Rahmenverträge, die die Leasing- und Herstellerkonditionen zentralisieren. Im Leasingbereich gibt es darüber hinaus nationale Leasingverträge, die diese Konditionen spiegeln müssen und zusätzlich die länderspezifischen Besonderheiten wie den Servicelevel oder die rechtlichen Vorgaben verankert haben müssen. Im Bereich der Hersteller werden, wo es notwendig oder vorteilhaft ist, weiterhin lokale Verträge mit Importeuren oder Autohäusern abgeschlossen. Mit diesen Komponenten stand das Vertragskonstrukt. Für welche Flotten ist ein länderübergreifendes Lieferantenkonzept also sinnvoll? Kern sieht ein internationales Volumen von gut eintausend Einheiten in mindestens drei Märkten als Mindestgröße, um international als Großkunde anerkannt zu werden. Für Single-Supply-Modelle in speziellen Konstellationen kann die Fahrzeuganzahl eventuell auch geringer sein. "Wer mit einem vier- oder fünfstelligen Fuhrparkvolumen internationalisiert, kann auf Einsparungen im Millionenbereich kommen", weiß der Berater.