Eine der wichtigen Aufgaben eines Fuhrparkleiters ist, den Firmenfuhrpark mit möglichst geringem Kostenaufwand zu steuern. Aufgrund der vielen Möglichkeiten und Einflussfaktoren wie Car Policy, Finanzierungs- oder Kaufvarianten, Eigenverwaltung oder Fuhrparkmanagement, Eigenwartung, Fremdwartung oder Wartungsvertrag, die alle einen großen Einfluss auf die Kosten haben, gibtes keinen für alle Fuhrparkkonstellationen gültigen Kostensicherungsprozess. Wenn die Entscheidungen über Car Policy, Finanzierung, Finanzierungspartner, Fuhrparkmanagement, Wartung etc. gefallen sind, sind auch die Kosten damit vertraglich vereinbart und damit relativ klar vorgegeben. Den Kostenaufwand kann man in diesen vertraglich vereinbarten Rahmenbedingungen der Laufzeit kaum ändern. Erst wenn Neuanschaffungen, Auftragsvergaben an Dienstleister anstehen oder Sondereffekte entstehen, kann man über Kosten verhandeln.

Im letzten Drittel geht's ums Geld

Es gibt aber eine Phase der Fahrzeugnutzung, in der der Fuhrparkleiter fast unabhängig von den eingangs erwähnten Faktoren Einfluss auf die Kosten nehmen kann. Weiters kann er in dieser Phase die Vorarbeit für eine reibungslose Fahrzeugrückabwicklung ohne ungeplante Zusatzkosten leisten. Gemeint ist das letzte Drittel der Fahrzeugnutzung, mindestens aber die letzten sechs Monate der geplanten Nutzungsdauer. Im Vertrieb wird diese Phase auch die sogenannte Wiedermotorisierungsphase genannt. Das ist jene Zeit, in der sich der Händler beziehungsweise Verkäufer in der Regel noch intensiver um den Kunden kümmert, da er ja ein Anschlussgeschäft anstrebt. Und genau da hatder Fuhrparkleiter Möglichkeiten, auf die Kosten Einfluss zu nehmen. Denken Sie dabei an einige Entwicklungen, die sich in einem Fuhrpark fast zwangsläufig ergeben. Gegen Ende der Laufzeit ergeben sich durch verschiedene Einflüsse kleinere oder auch größere Unterschiede der tatsächlichen Kilometer-zur vereinbarten Kilometerleistung. Dadurch ergeben sich auch unterschiedliche noch zu erwartende Serviceaufwendungen bis zum Ende der Laufzeit. Weiters könnte auch ein zusätzlicher Aufwand für Sommer-/Winterreifen entstehen, der in Relation zur erwartenden Restlaufleistung des Fahrzeugs unwirtschaftlich wäre. Das ist insofern wichtig, da bei der Fahrzeugrückgabe Mehrkilometer, fällige Services oder verschlissene Reifen praktisch immer zu Abschlägen beim Rückkaufwert führen, Minderkilometer, gerade erst durchgeführte Services oder neuwertige Reifen aber nicht in gleichem Maßezu einer Erhöhung des Restwertes führen.

Großes Einsparungspotenzial

Und genau hier liegt der Schlüssel zur Kosteneinsparung. Wenn der Fuhrparkleiter in dieser Phase das Recht hat, etwa die Monteurbusse untereinander zu tauschen, können dadurch recht einfach Kilometerleistungen nivelliert werden, zusätzliche Servicekosten eingespart und auch Zusatzkosten für neue Reifen verhindert werden. Sollte das nicht möglich sein, kann man Fahrzeuge, in die vor dem Ende der geplanten Nutzungsdauer viel investiert wurde, herauskaufen und weiter nutzen. Diese Möglichkeiten bieten sich vornehmlich dann, wenn eine Car Policy für vergleichbare Mitarbeiterpositionen vergleichbare Fahrzeuge vorgibt beziehungsweise es die Vereinbarungen mit dem Finanzierer und dem Fuhrparkmanager zulassen.

Eine weitere Variante Kosten zu sparen oder sich vor unangenehmen Überraschungen bei der Fahrzeugrückgabe zu schützen ist, das Fahrzeug vor Ablauf der Nutzphase einem Vorabcheck beim Händler zu unterziehen. (Mehr dazu auf Seite 24.) Dadurch wird rechtzeitig erkannt, ob es zu unerwarteten Abschlägen beim Restwert kommen wird. Hier ergibt sich Kosteneinsparungspotenzial einfach dadurch, dass man Kleinstschäden unter der Selbstbehaltsgrenze der Kaskoversicherung zum Beispiel mit Smartrepair-Methoden oder über einen Sammelauftrag in einem freien Lackierzentrum kostengünstig reparieren kann.

Mitunter empfiehlt es sich, je nach Finanzierungsmodell, beschädigte Fahrzeuge an Mitarbeiter weiterzugeben oder sogar frei zu verkaufen. Auch da ergeben sich Mehrerlöse im Vergleich zur Rückgabe beim Händler. Nicht zu vergessen ist natürlich auch die Tatsache, dass sich der Händler und der Verkäufer im Hinblick auf ein Folgegeschäft im Rahmen seiner Möglichkeiten kulanter verhalten wird als ohne Folgegeschäft.

Mehr Homeoffice - weniger Fahrten

Jetzt noch ein paar Worte zu den Folgen der Corona-Krise. Abgesehen von den unmittelbaren Einflüssen in der Lockdown-Phase hat die Krise auch die gesamte Arbeitswelt schon nachhaltig verändert.

• Man hat gelernt, dass nicht alle Präsenzmeetings in der Firma oder beim Kunden stattfinden müssen.
• In einigen Fachbereichen können Mitarbeiter sogar die überwiegende Zeit vom Homeoffice aus arbeiten.
• Manche Supportleistungen bei Kunden, die früher persönlich erledigt wurden, erfolgen jetzt online.
• Angebotspräsentationen finden ebenfalls teilweise schon virtuell statt.

Das alles hat Einfluss auf die Kilometerleistung der Fahrzeuge und auch auf den Serviceaufwand. Durch den geringeren Verkehr sinkt in der Regel auch das ohnehin schon rückläufige Schadenaufkommen. Und hier ergeben sich Einsparungspotenziale, die indirekt mit dem Auto zu tun haben. Denken Sie etwa daran, dass Sie mangels freier Parkplätze Dauerparkplätze im Bürogebäude angemietet haben. Auch hier wird sich der Bedarf wegen Homeoffice&Co reduzieren.

Verhandeln Sie mit Ihren Partnern

Verhandeln Sie mit Ihren Leasinggebern wegen Minderkilometer über eine Reduktion der Rate, eine Erhöhung des Restwertes oder auch über eine Verlängerung der Laufzeit. Sprechen Sie wegen eines besseren Schadenverlaufs mit Ihren Versicherungen über die anteilige Rückzahlung bereits bezahlter Prämien. Oder Sie treffen - wenn nicht schon vorhanden - eine Bonusregelung für Prämienüberschüsse bei positivem Schadenverlauf. Wenn Sie während des Lockdowns Fahrzeuge stillgelegt haben, sollten Sie mit der Versicherung über eine verringerte Prämie (Ruheprämie) verhandelt haben oder jetzt im Zuge dieser Verhandlungen den Ball neu aufnehmen. Letzten Endes ist jetzt auch der Zeitpunkt gekommen, die Car Policy an diese Veränderungen anzupassen. Das geht vom Nivellieren unterschiedlicher Kilometerstände im letzten Drittel der Nutzungsdauer über das Ausverhandeln neuer Kilometer-Untergrenzen für die Berechtigung zum personenbezogenen Dienstwagen bis hin zum Aufbau eines Fahrzeugpools für Gelegenheitsfahrer. Dieser Pool kann zum Beispiel auch mit Fahrzeugen gespeist werden, die aus genannten Gründen obsolet wurden.

Wie Sie sehen, sind die Anforderungen an einen Fuhrparkleiter deutlich komplexer als oft angenommen wird, eine Tatsache, die sich in vielen Betrieben noch nicht herumgesprochen hat. Wir wünschen jedenfalls allen Fuhrparkleitern viel Erfolg bei der Hebung dieser Potenziale!

Nachgefragt bei Michael Närr
(Zentrale Verwaltung/ Fuhrparkmanagement Niederösterreichische Versicherung AG und Vorstandsmitglied Fuhrparkverband Austria)

Herr Närr, Sie sind für den Fuhrpark der Niederösterreichischen Versicherung verantwortlich und im Vorstand des Fuhrparkverband Austria. Was ist aus Ihrer Sicht bei der Fahrzeugrückgabe besonders wichtig?

Bei der Rückgabe der Fahrzeuge an Leasinggesellschaften muss man insofern vorsichtig sein, als da mitunter versucht wird, am Ende noch ein ordentliches "Körberlgeld" zu verdienen, zumindest von ein paar schwarzen Schafen. Ich kann daher nur empfehlen, die Fahrzeuge von einem selbst beauftragten Sachverständigen begutachten zu lassen und dann zu entscheiden, was repariert wird.

Wie streng sind die Leasingfirmen, was den Zustand des Autos betrifft?

Je kürzer die Laufzeit, desto mehr erwarten Leasingfirmen ein fast neues Auto, daher zählen bei uns die Lackierung der vorderen und hinteren Stoßstange sowie der Motorhaube fast zum Standard.

Wer führt diese Lackierarbeiten durch?

Diese Reparaturen vergeben wir im Regelfall an Lackiercenter, die doch günstiger sind. Das freut letztlich auch wieder die Versicherung und wirkt sich entsprechend positiv auf die Prämien aus. Wichtig ist, dass alle Vorgänge dokumentiert und protokolliert werden, um etwaige später entstandene Transportschäden zuweisen zu können.

Gibt es auch Alternativen, anstatt das Fahrzeug einfach zurückzugeben?

Je nach Höhe der Schäden kann es auch besser sein, das Auto rauszukaufen, zu reparieren und selbst zu verkaufen, als es zurückzugeben. Was die Vermarktung betrifft, so habe ich zum Beispiel einige Fixabnehmer, die mir schon die Zusage geben, wenn ich den Neuwagen vom Händler hole. Die Autos sind bestens serviciert und haben fast nur Autobahnkilometer, das wird entsprechend honoriert.