Das g’schwinde Nachtragen des Fahrtenbuchs, das Hinschätzen der gefahrenen Kilometer und dann noch das bange Hoffen, dass die Finanz hier keine großen Fragen stellt – all das gehört zu den täglichen Freuden eines Fuhrparkverantwortlichen. Das bündelt natürlich eine Menge Man Power und birgt zahlreiche Fehlerquellen, doch ein kleines Unternehmen aus der Oststeiermark hat hier eine mögliche Lösung: MTrack.

Betriebsrat gefällt das
Dabei handelt es sich um eine fix im Auto verbaute GPS-Box, die direkt auf den Can-BUS zugreift. „Im Prinzip können wir damit alles orten, was sich draußen bewegt“, sagt Claudia Raab, zuständig für Vertrieb bei ITBinder. Ausgelesen werden etwa Kilometerstand, CO2-Ausstoß, praktisch alles, was der Hersteller herausgibt. Im Anschluss werden diese direkt an den Server geschickt, der natürlich in Österreich steht. Schließlich ist Datenschutz ein heikles Thema. Raab: „Wir zeichnen generell keine sensiblen Daten auf, rein das Kennzeichen des Autos und den Namen des Fahrers. Das ist natürlich heikel mit dem Betriebsrat, daher kann man auch die Ortung komplett ausblenden.“ Um im Notfall dennoch eine Standortbestimmung machen zu können, gibt es aber die Möglichkeit eines Zwei-Faktor-Log-ins. „Bei einem Lkw, der gestohlen wurde, hatten wir zum Beispiel diesen Fall. Er konnte aber über GPS gefunden werden.“ Wer mit der Ortung kein Problem hat, kann noch ganz andere Optionen freischalten. Geo-Fencing etwa, im Rahmen dessen Orte hinterlegt oder Auswertungen gemacht werden können, wer wo wie lang war, was natürlich auch für den CO2-Gesamtbericht immer mehr von Bedeutung werden kann.

Lückenlos auf Wunsch
Wichtig auch: das elektronische Fahrtenbuch. Gerade jetzt, da die neue Regelung für Spezialfahrzeuge in Kraft ist (siehe Aktuelles Thema), ergänzt Raab: „Wenn privat Kilometer gefahren werden, ist ein Sachbezug zu verrechnen. Zu diesem Zweck gibt es den Privatschalter. Wird der gedrückt, werden etwa nur die Kilometer mitgeschrieben, nicht aber geortet.“ Auch das Thema mit Pool-Fahrzeugen, wann welcher Fahrer damit unterwegs war, lässt sich einfach integrieren – etwa über Ausweise mit RFID-Chips. „Und vor dem Losfahren ertönt auch so lang ein akustisches Signal, bis der Ausweis draufgelegt wird.“ Neben Features wie Lenkprotokoll, Pausenaufzeichnung und Tachodownload gibt es noch ein Element, das Erwähnung verdient: die automatische Aufzeichnung von Arbeitszeiten, Diäten und Urlaubsplanung. Auch das Erfassen von Außen- und Innendienst geht wie die Reisekostenabrechnung, sogar minutengenau nach Grenzübertritten. Das kann nahtlos an die Lohnverrechnung exportiert werden und nachdem auch Urlaub und Zeitausgleich erfasst werden, kann sogar über die App ein Urlaubsantrag gestellt werden, so Raab. „Man kann zum Beispiel einstellen, dass nicht mehr als fünf Personen gleichzeitig auf Urlaub sind.“ •