Nennen wir ihn Herbert, den Chef eines typischen mittelständischen Unternehmens in Österreich. Über viele Jahre sah Herbert die Anschaffung von Firmenautos ziemlich entspannt, ließ die Mitarbeiter aus Motivationsgründen vielfach selbst entscheiden, welches Firmenauto sie fahren wollten. Der sympathische Kollege aus dem Außendienst wünschte sich ausKomfortgründen den stärksten Motor -und bekam ihn. Der Vorarbeiter -häufig zur Kontrolle auf Baustellen -fand bei einem befreundeten Händler ein günstiges Coupé -und bekam es. Doch wie sich dann im Alltagsbetrieb herausstellte, wurde für den Kombi mit Top-Motor eine hohe monatliche Versicherungssumme fällig und er würde sich wohl nur schwer wiedervermarkten lassen. Das Coupé hingegen stand häufiger bei der Reparatur als auf dem Firmenparkplatz und verbrauchte darüber hinaus mehr Treibstoff als alle anderen Firmenwagen im Fuhrpark. Die beiden Fahrzeuge machten zwar die Mitarbeiterhappy, kostenseitig wurden die beiden Pkw jedoch zum Albtraum. Dazu kam der Unmut der weniger lauten Kollegen, die sich mit einem langweiligen Kompaktklässler begnügen mussten.

Neid, Missgunst und hohe Kosten

Als Herbert bemerkte, dass der Firmenfuhrpark bereits auf zwölf Fahrzeuge angewachsen war, musste etwas passieren. Keiner hatte mehr den Überblick, die Kosten explodierten und waren ob der Quer-durch-den-Gemüsegarten-Charakteristik der Firmenflotte nur mehr langfristig in den Griff zu bekommen. Er entschloss sich, zu handeln und beauftragte den Chef-Einkäufer mit der Erstellung einer Fuhrparkrichtlinie. Der Rahmenkatalog für den Fuhrpark regelt seither, welche Mitarbeiter einen Firmenwagen bekommen - und welchen sie sich aussuchen können. Missgunst und Neid gehören der Vergangenheit an und die Kosten konnten wieder auf einen vertretbaren Rahmen minimiert werden.

Was regelt eine Car Policy?

Obwohl in der Flottenbranche vielfach wie selbstverständlich über Car Policys, wie die Fuhrparkrichtlinien auf Neudeutsch auch genannt werden, gesprochen wird, gibt es viele Unternehmen wie das von Herbert. Gerade in KMU gehören solche Kataloge noch immer zur Seltenheit, dabei sind sie das wirkungsvollste Werkzeug zur Steuerung des Fuhrparks. Zum einen wird mit der Car Policy - nonanet - die Fahrzeugauswahl und -vergabe geregelt. Es wird also definiert, welcher Personenkreis überhaupt berechtigt ist, einen Firmenwagen zu fahren. Darüber hinaus wird festgeschrieben, welche Fahrzeugkategorien und welche Referenzfahrzeuge zur Auswahl stehen. Dabei ist zu beachten, dass die Car Policy auch bei der Fahrzeugvergabe die Unternehmenskultur widerspiegelt und gleichzeitig die Wertschätzung des Unternehmens gegenüber den Mitarbeitern zum Ausdruck bringt. Gegen einen pragmatischen Individualismus ist bei der Auswahl nichts einzuwenden. Alles sollte jedoch - wie im eingangs erwähnten Beispiel -auch nicht erlaubt sein. Nigel Storny, Geschäftsführer von LeasePlan Österreich, mahnt deshalb vor dem Aufsetzen der Car Policy Grundsätzliches zu bedenken: "Jedes Unternehmen muss sich in einem ersten Schritt über die konkreten Anforderungen an seine Firmenflotte bewusst werden. Dafür sollte man sich fragen, für welche Fahrten muss auf einen Firmenwagen zurückgegriffen werden? Bewegt man sich dienstlich eher im urbanen oder ländlichen Raum? Möchten Mitarbeiter den Firmenwagen auch privat nutzen? Die Anforderungen an einen Dienstwagen variieren teils stark von Unternehmen zu Unternehmen."

Rechte und Pflichten definieren

Ob markenfixiert oder völlig markenneutral, der Fuhrpark sollte stets nach Leistungsklassen, Fahrzeugpreisen und -kosten gestaltet werden. Ein nicht unwichtiger Aspekt ist darüber hinaus, welche Ausstattungs-und Sicherheitsmerkmale die Fahrzeuge haben müssen und dürfen, wobei auch festgelegt werden sollte, welches Zubehör nicht erlaubt oder vom Mitarbeiter gänzlich selbst zu zahlen ist. Ein weiterer empfehlenswerter Inhalt ist die Farbwahl - da kann etwa das Corporate Design eine maßgebliche Rolle spielen. Wenn dies nicht der Fall ist, dann sollte festgelegt werden, dass Silber, Schwarz, Weiß etc. als Farbenzu präferieren sind, da diese wiederum den Wiederverkaufswert nicht negativ beeinflussen. Darüber hinaus muss festgelegt werden, ob eine private Nutzung des Dienstwagens erlaubt ist und in welchem Umfang dies möglich ist. Ebenso zentral ist die Frage der Rechte und Pflichten. In diesem Fall sollte definiert sein, wer beispielsweise bei Schäden bei privatem Gebrauch haftet und was passiert, wenn die Schadenshäufigkeit überproportional ansteigt. Auch wie oft die Mitarbeiter ihren Führerschein beim Fuhrparkverantwortlichen vorlegen müssen, sollte definiert sein, denn wenn es im Fall eines Führerscheinverlusts zu einem Unfall kommt, haftet je nach Delegation der Halterhaftung der Flottenmanager oder sogar der Geschäftsführer. Übertrieben kompliziert sollte das Regelwerk jedenfalls nicht sein, wie Terno Schwab, Vorsitzender der Geschäftsführung von Alphabet Austria, betont: "Eine Car Policy sollte die wichtigsten juristischen Punkte, Rechte und Pflichten abdecken - aber man darf auch nicht übers Ziel hinausschießen. Wir haben in manchen Unternehmen schon Dienstwagenverordnungen mit 70 Seiten und mehr vorgefunden. Als Faustregel gilt: Gibt es nur wenige Nutzergruppen undeine beschränkte Fahrzeugauswahl, können die wichtigsten Details auch in der allgemeinen Car Policy stehen, die individuellen Überlassungsverträge dafür knapp gehalten werden."

Veränderungen im Business

Generell ist zu beachten, dass auch steuerliche oder gesellschaftliche Veränderungen Auswirkungen auf die Fuhrpark-Policy haben. Seit der jüngsten Steuerreform beobachten etwa zahlreiche Fuhrparkspezialisten, dass die Elektromobilität in die Flottenrichtlinien Einzug hält -auch weil die Mitarbeiter aufgrund des fehlenden Sachbezugs häufiger mit einem E-Auto liebäugeln und dies an den Fuhrparkverantwortlichen kommunizieren. Dies sieht auch Herbert Prazak, Head of Fleet Operations&Remarketing bei der UniCredit Leasing Fuhrparkmanagement GmbH, so: "Wir beobachten verschiedene Ansätze auf Kundenseite zum Thema Car Policy. In der Vergangenheit ging es vor allem um Kaufpreisobergrenzen, aktuell wird jedoch im Wesentlichen auf CO2-Ausstoß, Total Cost of Ownership und alternative Antriebe gebenchmarkt. Zusätzlich wird die E-Mobilität als neue Anforderung verstärkt in die Richtlinien implementiert." Ähnliches weiß auch Schwab von Alphabet Austria zu berichten: "Die meisten Car Policys beruhen auf historisch gewachsenen Strukturen. Unternehmen reagieren jedoch zunehmend auf ökologische und ökonomische Einflüsse. Vor allem vor dem Hintergrund der aktuellen politischen Entwicklung spielen verbrauchsarme Motoren und CO2-Obergrenzen eine immer wichtigere Rolle.

Parallel dazu beobachten wir in den vergangenen Jahren auch eine zunehmende Nachfrage nach alternativen Antrieben. Durch verstärkte Reglementierung des Schadstoffausstoßes sind mittlerweile viele Hybrid-und E-Fahrzeuge auch für Dienstwagenflotten verfügbar und gefragt."

TCO im Fokus der Richtlinien

Dass die Total Cost of Ownership im Zentrum der Richtlinien stehen, weiß auch Roland Leitner, Leiter Flottenmanagement bei der Porsche Bank: "Die Anschaffung von Firmenfahrzeugen orientiert sich heute verstärkt an den Gesamtkosten und nicht mehr über den reinen Anschaffungswert wie in der Vergangenheit. Die geeignetste Methode ist dabei das sogenannte User-Chooser-Modell, wobei die Fahrzeuge in mehrere Kategorien unterteilt werden. Pro Kategorie wird vom Unternehmen ein Referenzfahrzeug mit Ausstattung definiert, auf dessen Basis der Mitarbeiter sein Wunschauto konfigurieren kann." Durch diesen Ablauf ist Flexibilität garantiert, denn "liegen die Kosten überden Vorgaben, übernimmt der Mitarbeiter diese Kosten, liegen sie darunter, kann er Mehrausstattung hinzufügen." Das Unternehmen kann so genau regeln, welche Modelle und Marken von den Mitarbeitern gefahren werden und zahlt so nur die vorgegebenen Referenzkosten. In Kürze wird die Porsche Bank darüber hinaus auch eine Smartphone-App für Dienstwagenfahrer auf den Markt bringen.

Einsatzanforderungen beachten

Martin Kössler, Geschäftsführer von ALD Automotive, hat bereits Erfahrung mit den Vorteilen der Digital-Tools und bringt deren Nutzen auch für KMU auf den Punkt: "Erst wenn sämtliche Kosten wie Wartungs- und Verschleißreparaturen, Versicherungsaufwand oder Treibstoffkosten in die Kalkulation miteinfließen, erhält man einen Überblick über die tatsächlichen Kosten eines Fahrzeugs. Bei größeren Unternehmen ist diese Betrachtung bereits gang und gäbe. KMU können hierbei jedoch oftmals noch von den großen Fuhrparks lernen. In diesem Zusammenhang spielen auch unterstützende Tools wie beispielsweise das Analysetool "ALD optifleet" oder die Web- und Smartphone- App "My ALD" eine Rolle, da sie die wirtschaftliche Planung, Steuerung und Kontrolle des Fuhrparks erleichtern." Hans- Peter Strasser, Geschäftsführer der Flottenmanagement GmbH, betont vor allem den pragmatischen Umstand, dassdie Car Policy "den Anforderungen des Unternehmens beziehungsweise den Einsatzanforderungen der Fahrzeuge entsprechen sollte". Darüber hinaus seien "Fuhrparkautos immer noch Teil des Gehalts und der Funktion im Unternehmen", weshalb der wichtige Punkt der Privatnutzung des Fahrzeugs durch den Mitarbeiter geregelt sein sollte. Da stellt sich etwa die Frage, ob der Angestellte mit dem Firmenwagen auch in den Urlaub fahren darf und ob er persönlich oder die Firma für den dafür nötigen Treibstoff aufkommen muss.

Damit Sie sich bei der Erstellung beziehungsweise derÜberprüfung der unternehmenseigenen Fuhrparkrichtlinie etwas leichter tun, haben wir die wichtigsten Inhalte für Sie auf der nächsten Seite in einer Checkliste zusammengefasst.