Ein Fahrtenbuch dient einerseits als Nachweis darüber, welche Fahrtkosten als Betriebskosten absetzbar sind, andererseits dazu, den steuer-und sozialversicherungspflichtigen Sachbezug der Mitarbeiter, die über einen Dienstwagen verfügen, belegen zu können. Wie sieht nun ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch aus? Und was passiert, wenn es von der Finanz nicht akzeptiert wird?

Detaillierter Anforderungskatalog

Grundsätzlich ist ein Fahrtenbuch dann als Nachweis geeignet, wenn es übersichtlich, korrekt und zeitnah geführt wird. Zeitnah bedeutet, dass der Eintrag im Fahrtenbuch spätestens eine Woche nach der Fahrt eingetragen werden muss. Hinsichtlich der korrekten und übersichtlichen Führung des Fahrtenbuches wird es schon komplizierter. Als Grundregel kann gesagt werden, dass alle Fahrten vollständig und für einen Dritten nachvollziehbar angegeben werden müssen. Darüber hinaus gibt es einen Anforderungskatalog, den es penibel einzuhalten gilt. Dieser umfasst die Punkte Datum, Uhrzeit (Beginn undEnde der Fahrt), Ausgangs-und Endpunkt der Fahrt, Zweck der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt, Fahrtstrecke und Unterschrift des Reisenden.

Es ist nicht ausreichend, allgemeine Begriffe wie "Kundenbesuch" oder "Filiale" oder nur "Straßennamen" anzuführen. Ein Fahrtenbuch ist erst dann hinreichend konkretisiert, wenn der Name des Kunden sowie der Straßenname inklusive Hausnummer angeführt wird. Weiters ist die Fahrtstrecke so detailliert anzugeben, dass sie im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt unter Zuhilfenahme von elektronischen Straßenkarten nachvollzogen werden kann. Ein Terminkalender, in dem die Anzahl der gefahrenen Kilometer mit Bleistift vermerkt ist, stellt keine ordnungsgemäße Nachweisführung dar.

Kein elektronisches Fahrtenbuch

Kann das Fahrtenbuch auch elektronisch geführt werden? Leider nein. Elektronisch geführte Fahrtenbücher werden von der Finanz nicht als ordnungsgemäß anerkannt, weil sie die Gefahr bergen, dass Daten nachträglich abgeändert werden können. Aus diesem Grund empfehlen wir, ein Fahrtenbuch auszudrucken und ins Auto zu legen, um dieses zeitnah und lückenlos zu führen. Zwecks Leserlichkeit kann es anschließend in das Programm übertragen werden, jedoch sollten die Originale unbedingt bei den übrigen Belegen aufgehoben werden. Vom Unabhängigen Finanzsenat wurde die Führung eines Fahrtenbuches unter Zuhilfenahme eines Diktiergerätes übrigens als ordnungsgemäß erachtet dies aber nur unter der Voraussetzung, dass dieses ohne zeitliche Verzögerung übertragen und wieder besprochen wird.

Kontrolle zur Absicherung

Zu guter Letzt noch ein Rat bezüglich der Mitarbeiter, für die ein Pkw-Sachbezug abgerechnet wird. Im Falle des "großen" Sachbezuges (unbegrenzte Privatnutzung) ist kein Fahrtenbuch zu führen. Im Falle des "kleinen" Sachbezuges (maximal 500 Kilometer Privatnutzung pro Monat im Durchschnitt) ist die Führung eines Fahrtenbuches zwingend notwendig. Es empfiehlt sich, dies gelegentlich oder stichprobenartig zu kontrollieren. Wird nämlich ein "fragwürdiges" Fahrtenbuch vom Finanzamt nicht anerkannt, so ist die Konsequenz daraus, dass der Arbeitgeber die Lohnabgaben (Sozialversicherung Dienstnehmer-und Dienstgeberanteil, Mitarbeitervorsorgekassenbeiträge, Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag, Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag, Kommunalsteuer) nachzahlen muss. Auch wenn die Richtigkeit der Gesamtkilometeranzahl außer Streit steht, ist die Finanzbehörde bei begründetem Zweifel berechtigt, eine Korrektur vorzunehmen - allenfalls im Wege einer sachgerechten Schätzung.