Seit rund einem halben Jahr haben wir die Fuhrparksoftware von Avrios nun bereits im Live-Test. Auch wenn das webbasierende Programm eigentlich für große Flotten mit dutzenden Autos entwickelt wurde, so zeigt sie auch in unserem verhältnismäßig kleinen Fuhrpark ihr Potenzial. Ein großer Vorteil ist die intuitive Bedienung, selbst ohne stundenlange und mühsame Theorie-Schulungen findet man sich schnell zurecht und kann mit der Arbeit loslegen.

Automatische Rechnungserfassung

Schnell zu schätzen lernt man auch das Feedback, das Avrios dem Kunden direkt übermittelt. In der Flottenübersicht ist nicht nur die Anzahl der Fahrer und der Autos auf einen Blick zu sehen, auch die Datenqualität wird dargestellt. Gibt es Lücken bei der Erfassung von Fahrzeugen beziehungsweise den zugehörigen Verträgen, so wird man sofort darauf hingewiesen und entwickelt den Ehrgeiz, die Anzeige im grünen Bereich zu halten. Ebenfalls in der Übersicht sind offene Versicherungs- beziehungsweise Schadenfälle und - so das Extramodul geordert wurde - ein Hinweis, ob alle Führerscheinkontrollen erledigt wurden. Über die geniale, automatisierte Rechnungserfassung haben wir ja bereits im letzten Artikel berichtet, kurz wollen wir das Thema dennoch auch dieses Mal streifen. Sämtliche eingehenden Rechnungen - von der Tankkarte über den Räderwechsel bis zum Service -werden mittels Scan direkt an Avrios geschickt und dort ausgelesen. Die Rechnungspositionen verteilt das System dann automatisch auf die jeweiligen Fahrzeuge und übernimmt - so auf der Rechnung angeführt - auch gleich den Kilometerstand des Fahrzeuges. Hin und wieder kommt es vor, dass eine Rechnung nicht zugewiesen werden kann, mit wenigen Mausklicks erfolgt das dann manuell.

TCO-Berechnung in Echtzeit

Je genauer Verträge, Fahrzeuge und Rechnungen erfasst sind, desto besser und exakter erfolgt dann auch die TCO-Berechnung pro Fahrzeug. So lässt sich schnell ablesen, wo es Ausreißer gibt, auch der Vergleich mit anderen Autos erfolgt einfach per Mausklick und bringt mitunter die ein oder andere Überraschung mit sich. Man gewöhnt sich jedenfalls unglaublich schnell an die Arbeit mit Avrios, die dicken Ordner und mühsamen Excel-Tabellen vermisst man jedenfalls keine Sekunde lang.

Um zu erfahren, wie es größeren Fuhrparks mit der Software geht, haben wir Philipp Redl, BBA, MSc, den Prokuristen der Firma Wohlschlager&Redl - ein Installations- und Sanierungsunternehmen aus Linz - befragt.

Wie viele Fahrzeuge (Pkw/Nfz/Lkw) sind in Ihrem Fuhrpark im Einsatz?

Wir haben momentan circa 220 Fahrzeuge in unserer Flotte, einen Lkw, 40 Pkw, 170 Transporter und 11 Anhänger.

Hatten Sie vor Avrios eine andere Software im Einsatz und wenn nicht, wie haben Sie bis dahin gearbeitet?

Nein, wir hatten vor Avrios keine Fuhrpark-Software im Einsatz, wir haben mit Aufstellungen in Excel und mittels Buchhaltung beziehungsweise Papierform gearbeitet.

Was war der ausschlaggebende Grund, der zum Einsatz von Avrios geführt hat?

Wir wollten einen besserenÜberblick über die TCO, das Schadenmanagement und die Rechnungen bekommen.

Welche Features schätzen Sie an Avrios ganz besonders?

Die Rechnungen werden automatisch eingespielt, das ist eine immense Arbeitserleichterung. Aber auch die Berichte und das Flotten-Dashboard sind Dinge, die wir nicht mehr missen möchten.

Gibt es Funktionen, die Sie sich zusätzlich noch wünschen würden?

Bei den Versicherungsprämien ist aktuell nur ein prozentueller Aufschlag möglich, bei Leasing geht das bereits in absoluten Beträgen. Und die Tankmenge wird nicht angezeigt, das wäre noch ein nettes Zusatzfeature.