Es ist weit verbreitet, Mitarbeitern, die es zusätzlich zu motivieren gilt, anzubieten, sich Ihr "Wunschfahrzeug" zu konfigurieren. Dabei kann es vorkommen, dass der Wunsch nach Ausstattungen vom Dienstgeber selbst unerfüllt bleibt, dieser aber dem Mitarbeiter ermöglicht, privat Aufzahlungen vorzunehmen. Dabei gibt es aber einige wichtige Dinge zu beachten! Möchte ich als Dienstgeber ein Fahrzeug, welches ich so nie selbst gewählt hätte? Sei es hinsichtlich umfangreicher beziehungsweise ungewöhnlicher Ausstattung, die nicht klassenadäquat ist, und voraussichtlich erschwerter Vermarktung am Sekundärmarkt. Oder es fehlt eine für das Segment nachgefragte Ausstattung. Insbesondere bei Firmen mit höherer Fluktuation ist dies zu beachten.

Fragen über Fragen!

Eine dem User gestattete "polarisierende" Farbwahl, gewählte ungewöhnliche Extras – Automatik im Kleinwagen oder Entfall von Automatik in der Oberklasse – statt anderer Extras? Und was passiert, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und der Nachfolger den höheren Sachbezugswert nicht bezahlen möchte? Was, wenn das Fahrzeug gestohlen wird? Muss dem Mitarbeiter "seine" Anzahlung ersetzt werden? Oder was passiert, wenn der Wagen einen Totalschaden erleidet und lediglich ein geringer Zeitwert entschädigt wird und und und. Auch die Frage "Wie wird aufbezahlt?" ist relevant. Denn gelegentlich bietet der ausliefernde Händler dem Fahrer, der die Erstverhandlungen führt, an, die Rechnung zu splitten und sendet eine Rechnung an den Käufer für das Fahrzeug und eine andere an den Lenker für gewählte Optionen.

Das ist allerdings steuerlich nicht zulässig und kann rechtlich heikel werden, da es sich um eine wirtschaftliche Einheit handelt! Denn spätestens bei der Rückgabe beziehungsweise dem Ende des Dienstverhältnisses steht die Frage im Raum, wer Eigentümer des "gesamten" Fahrzeuges ist. Oder bereits früher, etwa wenn das Fahrzeug gestohlen wird oder einen Totalschaden erleidet. Welcher Wert wurde versichert? Ist dem Lenker hier ein anteiliger Betrag zu ersetzen und wenn ja, wie wird der berechnet? Werden noch bedeutend viele Mehrkilometer gefahren als ursprünglich geplant, und der (Haftpflicht-)Versicherer hat bei einem Totalschaden nur den – durch die höhere Kilometerleistung geminderten –Zeitwert zu ersetzen, könnte sich der Dienstgeber mit möglichen Schadenersatzansprüchen des Dienstwagennutzers auseinandersetzen müssen.

Eine anteilige Verrechnung des Leasinggesamtentgelts ist auch möglich, jedoch wird es bei Vertragsanpassungen schwierig, daher ist davon eher abzuraten. Dies auch, weil der Fahrer auf die dienstlich zurückgelegten Kilometer nur einen geringen Einfluss haben dürfte. Auch könnten sich in Folgejahren Steuern, Prämien (z. B. Versicherungen) ändern und inwieweit eine Abgeltung über den Nutzer möglich und sinnvoll ist, sei dahingestellt.

Auf der Suche nach Lösungsansätzen

Sinnvoll scheint hier eine Abwägung im Vorfeld. Wenn etwa jemand eine Metallic-Farbe oder ein Schiebedach oder zusätzliche Sicherheitsassistenten auswählen möchte, wird das weniger Risiko bedeuten, als wenn statt einem Mittelklasse- gleich ein Oberklassemodell gewählt werden kann. Für beide Fälle gilt es zunächst die zu erwartenden Kosten zu definieren. Beim Leasing ist das einfach. Die Leasinganbieter leben auch davon, die Zukunft zu prognostizieren und erstellen ja entsprechende Angebote. Ist die Wahl von Ausstattungen für den Leasinggeber ein "Mehrwert" bei der Vermarktung, könnte die Leasingrate eventuell sogar sinken.

Bei Optionen, die "polarisieren" wie zum Beispiel eine Anhängerkupplung, die dem Dienstwagennutzer hilft, sein Hobby auszuüben, könnte ein potenzieller Käufer besorgt sein, dass hier immer hohe Hängelasten gezogen wurden und der Wagen höheren Verschleiß aufweist. Oder aber die bestehende Kupplung stellt umgekehrt für den Gebrauchtwagenkäufer sogar ein maßgebliches Kaufkriterium dar. Auch bei den "Trendfarben", früher Silber heute eher Weiß, ist unklar, wie gefragt die in vier bis fünf Jahren noch sein werden. Beim Kauf wird das schon sehr viel diffiziler, da dafür kostentechnisch keine Plandaten vorliegen und man nur Annahmen treffen kann.

Viele Extras wirken sich auf den CO2-Ausstoß aus.

Durch die neue WLTP-Abgasnorm können diverse Optionen den CO2-Wert des Fahrzeuges ändern, konkret meist erhöhen, was zur Folge hat, dass sich die Einhaltung einer vorgegebenen CO2-Grenze laut Car Policy mit diesen Optionen nicht mehr ausgeht. Wenn die Lieferzeit sich dann so erhöht, dass eine Lieferung erst im darauffolgenden Kalenderjahr erfolgt, kann dies auf die Höhe des Sachbezugs (Senkung drei Gramm pro Jahr) zusätzliche Auswirkungen haben, auch der Listenpreis könnte sich erhöhen. Bisher war dies nur bei Extras wie breiteren Reifen der Fall, wer beim Konfigurieren beziehungsweise Bestellen nicht aufgepasst hat, musste plötzlich 2,0 statt 1,5 Prozent Sachbezug berappen, da just die Bereifung die an der Kippe befindliche CO2-Grenze gesprengt hat. Bei WLTP wirkt sich dies viel umfassender aus, da so gut wie alle Extras berücksichtigt werden. Wenn in der Car Policy geregelt wird, dass etwa keine breiteren Reifen oder Felgen mit größerem Durchmesser gewählt werden dürfen, erspart sich der Dienstgeber auch Folgekosten, die aus den meist teureren Ersatzbereifungen insbesondere bei höheren Fahrleistungen über die Jahre entstehen.

Fahrzeugkauf durch den Dienstnehmer

Unabhängig davon empfiehlt es sich auch, eine eindeutige Regelung mit dem Dienstwagennutzer zu treffen, die beinhaltet, ob überhaupt beziehungsweise welche Ansprüche im Falle einer ungeplanten Beendigung des Dienstverhältnisses oder bei Diebstahl, Totalschaden, Wandlung etc. entstehen könnten. Oft profitiert der Dienstgeber von der pfleglichen Behandlung sowie der peniblen Einhaltung aller Wartungsintervalle, wenn er davon ausgehen kann, dass der Dienstnehmer das Fahrzeug nach dessen Ausscheiden oder Rückgabe erwirbt. Dabei ist beim Verkauf an Dienstnehmer zu beachten, dass sämtliche Gewährleistungsansprüche zu berücksichtigen sind. Denn selbst, wenn ich immer selbst mit "meinem" Dienstwagen gefahren bin, könnten versteckte Mängel dennoch auftreten, die behoben und somit noch "abgegolten" werden müssen. Beim Verkauf an gewerbliche Händler entfällt das bei entsprechender Vereinbarung. Umgekehrt ist zu bedenken, dass vor Rückgabe das wirtschaftliche Interesse eines potenziellen Käufers oder eben des Dienstnehmers so gelagert ist, noch alles zu servicieren beziehungsweise kleine Schäden auch reparieren zu lassen, was aus Sicht des Halters durchaus Konfliktstoff bieten kann.

Externen Experten hinzuziehen

Wieder einmal mehr zeigt sich, wie wichtig es ist, eine entsprechende, an das Marktumfeld und die Mitarbeiter angepasste Car Policy zu haben, die im Idealfall möglichst viele der genannten Punkte regelt. Fullservice-Leasinganbieter verfügen über umfangreiche Erfahrung zu diesem Thema, denn all dies, was hier beschrieben wurde, ist durch zahlreiche Praxisfälle bestätigt, die allen Beteiligten viel Geld, Arbeitsstunden und Nerven gekostet haben. Es kann also nicht schaden, wenn Sie rund um das Thema Zuzahlung auch mit externen Experten sprechen und von diesem umfangreichen Erfahrungsschatz profitieren.

Die Regeln klar definieren

Motivationsfaktor für viele Mitarbeiter. So mancher Dienstnehmer ist bereit, den ein oder anderen Euro aus der eigenen Tasche dazuzulegen, um den fahrbaren Untersatz noch mehr nach den eigenen Bedürfnissen und Wünschen zu gestalten. Die Eckpunkte sind im Idealfall in der Car Policy niedergeschrieben. Empfehlenswertist es aber, unbedingt vor dem Vertragsabschluss klar abzustecken, was unter welchen Voraussetzungen möglich ist, damit es im Nachhinein weder für das Unternehmen noch für den Mitarbeiter zu bösen Überraschungen kommt.