Reisekostenvergütung, ja bitte!

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Entstehen dem Arbeitnehmer im Zuge des Außendiensteinsatzes Kosten, so hat dieser laut Gesetz Anspruch auf Aufwandsersatz. Dabei muss allerdings zwischen dem arbeitsrechtlichen Anspruch auf Reisekostenvergütung und dessen steuerrechtlicher Behandlung unterschieden werden.



Wahl des Verkehrsmittels

Besteht keine Regelung im Arbeitsvertrag, so ist der Arbeitnehmer prinzipiell nicht verpflichtet, ein bestimmtes Beförderungsmittel zu benutzen. Im Normalfall muss der Arbeitgeber die Arbeitsmittel zur Verfügung stellen. Geschieht dies nicht, kann der Arbeitnehmer prinzipiell selbst entscheiden, ob er die Reise etwa mit dem eigenen Kraftfahrzeug oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln antritt.

Höhe des Aufwandsersatzes

Die Höhe des Aufwandsersatzes richtet sich bei der Benützung eines öffentlichen Verkehrsmittels nach den vom Arbeitnehmer aufgewendeten Kosten für das Ticket. Sind dem Arbeitnehmer keine direkten Kosten erwachsen, zum Beispiel weil er eine Jahreskarte besitzt, besteht folglich auch kein Anspruch aufKostenersatz. Taxikosten werden nur ausnahmsweise ersatzfähig sein -etwa dann, wenn der Außendienst mit öffentlichen Verkehrsmitteln unzumutbar ist.

Fahrt mit dem privaten Kraftfahrzeug

Bei der Benutzung des eigenen KFZ besteht kein automatischer arbeitsrechtlicher Anspruch auf Kilometergeld, sondern das Gesetz gibt lediglich an, welchen maximalen Betrag der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen darf (amtliches Kilometergeld). Theoretisch müsste der Arbeitnehmer daher nachweisen, welche konkreten Kosten ihm durch den Einsatz des eigenen KFZ (Benzin, Abnutzung, Gebühren etc.) entstanden sind. Da dies jedoch schon allein aus rein praktischen Überlegungen eher die Ausnahme darstellt, kommen in der Regel die Sätze des amtlichen Kilometergeldes zur Anwendung. Derzeit beträgt dies 0,42 Euro für Personenkraftwagen, 0,24 Euro für Motor(fahr)räder und 0,05 Euro für Mitfahrer.

Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung

Über die Erstattung von Auslagen und Aufwendungen sowie über die Regelung von Aufwandsentschädigungen können allerdings auch Betriebsvereinbarungen abgeschlossen werden. Zum Beispiel könnte die Beschränkung der Abgeltung für die Verwendung des eigenen KFZ mit den Kosten für die Benutzung eines öffentlichen Verkehrsmittels geregelt sein. Im Arbeitsvertrag kann der Arbeitnehmer darüber hinaus sogar verpflichtet werden, sein eigenes KFZ für die Durchführung von Dienstreisen einzusetzen.

Kilometergeld-Pauschale

Das Kilometergeld stellt eine pauschalierte Abgeltung dar -und zwar nicht nur für die typischen, sondern für alle durch die Verwendung eines KFZ auflaufenden Kosten. Sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart, besteht daher auch kein Anspruch auf Refundierung gesonderter Kosten wie Parkoder Mautgebühren.

Alternativen möglich

In diesem Sinne wird es daher auch möglich sein, den Anspruch auf Aufwandersatz in anderer Art und Weise (zum Beispiel in Form einer All-in-Vereinbarung) zu pauschalieren, um auch diese Kosten abzudecken.

Auf der anderen Seite kann die Vereinbarung für eine Abdeckung in unangemessen niedriger Höhe sittenwidrig und folglich unwirksam sein.

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