Die Dienstwagenrichtlinie bzw. Car Policy ist ein sehr wichtiger Bestandteil in der effizienten Organisation und Führung eines Fuhrparks. Leider wird ihre Bedeutung aber stark unterschätzt. Das hat zur Folge, dass sie oft nur sehr unzureichend erstellt wird und viele Belange nur oberflächlich oder gar nicht behandelt. Das Dienstfahrzeug ist ein sehr emotionaler Bereich und fast jeder Mitarbeiter versucht imRahmen seiner Möglichkeiten, das optimale Fahrzeug für sich zu bekommen. Das führt oft zu langwierigen Diskussionen und Neiddebatten. Dabei könnte dies recht einfach vermieden werden, wenn man sich einmal die Arbeit macht und diese klar ausformuliert.

Was sollte in einer Dienstwagenrichtlinie stehen?

Die Dienstwagenrichtlinie sollte vorneweg regeln, wem ein Fahrzeug zusteht und unter welchen Voraussetzungen. Es sollten dann wichtige Parameter wie die maximale Behaltedauer festgelegt werden, die sowohl die zeitliche Komponente berücksichtigt, als auch eine Obergrenze für die maximale Fahrleistung. Die von den Mitarbeitern wählbaren Fahrzeugarten sollten ebenfalls klar definiert sein. Sind Cabrios, Sportwagen oder SUVs gestattet? Bei der Fahrzeugauswahl für die Mitarbeiter gibt es in der Regel zwei Vorgehensweisen. Zum einen sind vorgegebene Marken und Modelle sowie mögliche Sonderausstattungen klar definiert und die Auswahlmöglichkeiten für die Mitarbeiter sind eingeschränkt.

Die große Freiheit

Die Alternative ist eine Car Policy, die dem Mitarbeiter große Freiheiten in der Auswahl des Fahrzeugs und der Ausstattung zulässt. Hierbei sollte pro Kategorie ein sogenanntes Referenzfahrzeug mit Ausstattung definiert werden. Die monatlichen Vollkosten, die dieses Referenzfahrzeug bei der zu erwartenden Fahrleistung verursacht, stehen dem Mitarbeiter dann zur Verfügung. Er kann sein Wunschfahrzeug selber konfigurieren. Liegen die Kosten des Wunschfahrzeugs unter denen des Referenzfahrzeugs, so kann er sich Zusatzausstattung dazu nehmen. Liegen die Kosten darüber, muss der Mitarbeiter die Mehrkosten selber tragen.

Motivierendes User-Chooser-Modell

Für das Unternehmen bedeutet das, dass es immer nur die Kosten des Referenzfahrzeugs bezahlt. Man nennt dies auch User-Chooser-Modell. Gerade in diesem Fall sind klare Regeln von größter Bedeutung. Was passiert, wenn der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt? Wie bzw. wann sind die Mehrkosten desWunschfahrzeugs zu bezahlen? Dieses Modell ist motivierend, allerdings birgt es auch Gefahren, die vorher gut abgedeckt werden müssen. Ein Referenzfahrzeugmodell auf Basis des Listenpreises oder des Anschaffungswertes dagegen ist auf keinen Fall zu empfehlen, da hier die Gesamtkosten sehr deutlichabweichen können, vor allem nach oben.

CO 2-Obergrenzen

In einer modernen Car Policy sollten auch die CO 2-Obergrenzen pro Fahrzeug definiert sein. Die Mobilität mit dem Auto ist nach wie vor unvermeidbar, allerdings zeigt dies nach außen ein Maß an Verantwortung der Umwelt gegenüber. Eine Reduktion der CO 2-Werte hat aber auch einen finanziellen Vorteil, da dies auch einen reduzierten Treibstoffverbrauch bedeutet, was wiederum die Kosten in diesem Bereich senkt. Somit kann man mit einer umweltfreundlichen Dienstwagenrichtlinie auch Geld sparen.

Für alle Mitarbeiter

Es gibt dann noch zwei ganz wichtige Regeln für die Dienstwagenrichtlinie, die unbedingt einzuhalten sind, denn ansonsten ist sie wertlos. Zum einen muss sie für alle Mitarbeiter gelten und es darf keinerlei Ausnahmen geben.

Weicht man einmal davon ab, schafft man einen Präzedenzfall, der sofort dazu führt, dass andere ebenfalls ihre kleinen Ausnahmen fordern.

Laufende Aktualisierung

Zum Zweiten muss sie aktuell sein, d. h. sie sollte zumindest einmal im Jahrüberarbeitet und aktualisiert werden. Geschieht dies nicht und enthält sie Teile, die nicht mehr umgesetzt werden können, bedeutet dies eine Abweichung und somit sind wir wieder bei Punkt 1. Da das Fahrzeug, wie schon erwähnt, ein sehr emotionales Thema ist, kann man mit einer guten und modernenCar Policy viel Motivation schaffen, aber auch die Kosten senken.