Wenn ein Unternehmen Mobilfunkmasten auf 2.000 Meter Höhe im Hochgebirge und irgendwo im "Niemandsland" baut, Oberleitungen bei der Bahn installiert oder Beleuchtung und Schaltanlagenbau mitten in der Innenstadt wartet, dann ist leicht nachzuvollziehen, dass die Anforderungen an diese Firmenflotte unterschiedlicher nicht sein könnten. Der Fuhrpark der Firma EQOS Energie Österreich GmbH reicht vom Skoda Octavia Kombi über den VW Crafter bis zum MAN-Lkw und umfasst 340 Pkw und Nutzfahrzeuge (zu je circa 50 Prozent) sowie sechs eigene Lkw.

In Deutschland sind es nochmals 450 plus sechs Lkw, was für die Österreichniederlassung insofern relevant ist, da ein Mann für all diese Fahrzeuge gesamtverantwortlich ist: Markus Rapp, Prokurist und Leiter Einkauf der EQOS Energie, verantwortet seit 2016 den österreichischen Fuhrpark und mittlerweile auch den für Deutschland. Derzeit werden die beiden gerade harmonisiert, was konkret bedeutet, dass "Prozesse wie Beschaffung, Servicierung, Abwicklung und Wartung auf die gleiche Logik gebracht werden", erläutert Rapp. In weiterer Folge ist EQOS Energie dabei, die eigene Verwaltung auf das Wesentliche zu reduzieren. Bei einem Fuhrpark dieser Größenordnung ist man permanent auf der Suche nach Optimierung von Kosten und Prozessen.

Schlank organisiert

Prinzipiell sieht die Fuhrparkstruktur Rapp als Hauptverantwortlichen vor, je ein Mitarbeiter in Deutschland undÖsterreich fungiert als Ansprechpartner und First Level Support bei Problemen und Anregungen und schließlich der jeweilige Mitarbeiter, dem vor allem bei den Nutzfahrzeugen eine hohe Eigenverantwortung zuteil wird.

Sukzessive werden aus genannten Optimierungsgründen diverse Teilbereiche ausgelagert, denn Rapp vertritt die Ansicht: Sind die Ressourcen beim Fuhrparkmanagement knapp bemessen, dann gilt es jene Dinge, die nicht in die Kernkompetenz des Mitarbeiters oder des Unternehmens fallen, auszulagern und somit effizienter und kostengünstiger zu agieren.

Kostenoptimierung im Fokus

Als erster Schritt wurden die Beschaffungsaktivitäten outgesourct. Das bedeutet, dass die Händler, über die die Autos bezogen werden, dafür verantwortlich sind, dass die jeweiligen Fahrzeuge in den richtigen Abständen, die sich durch Leasingvertrag oder gefahrene Kilometer ergeben, retourniert beziehungsweise durch neue ersetzt werden. Dazu erhält der jeweilige Händler Informationen über die zu tauschenden Fahrzeuge - jährlich rund 100 Fahrzeuge pro Land, also im Schnitt zwei Autos pro Woche. Die Händler nehmen rechtzeitig Kontakt mit dem Fahrer auf und konfigurieren die Fahrzeuge nach Vorgaben der Car Policy. Dieses Vorgehen stellt eine Win-win-Situation für Mitarbeiter und Unternehmen dar, bedarf aber zum reibungslosen Ablauf klarer Vorgaben und entsprechender Vorbereitung.

Bei der Pkw-Flotte ist der optimale Rückgabezeitpunkt durch die jeweilige, von der Leasingfirma zu errechnende optimale Leasingdauer definiert. Diese beträgt, je nach Fahrzeug und Kilometerstand, zwischen 16 und 48 Monate. Bei den Nutzfahrzeugen liegt die maximale Kilometerleistung bei 170.000 beziehungsweise fünf Jahren Behaltedauer, - hinter jeder Neubeschaffung bei den Nutzfahrzeugen steckt eine präzise TCO-Kalkulation, die alle relevanten Komponenten beinhaltet. Hier müssen auch etwaige Fahrzeugeinbauten berücksichtigt werden.

Im Schadensfall

Auslagerungspunkt zwei ist das Schadensmanagement. Das Stichwort lautet: Smart Repair. Rapp: "Wir versuchen, kostengünstig zu reparieren: also Dellen ausbeulen, statt gleich den Fahrzeugteil zu ersetzen, oder die Windschutzscheibe reparieren, bevor sie komplett ausgetauscht wird." In einigen Wochen wird daher ein Drittanbieter der alleinige Ansprechpartner sein, was Schäden und Pannen betrifft. Dem Mitarbeitersteht künftig eine 24-Stunden- Hotline zur Verfügung, an die er sich hinsichtlich Reparaturen, Werkstattterminen oder Leihwagen wenden kann.

Viel Verantwortungübertragen

Die Philosophie und Strategie der EQOS Energie machen klar: Effizienz ist wichtig, die Eigenverantwortung der Mitarbeiter hoch. Vor allem bei den Nutzfahrzeugen hat der Mitarbeiter nicht nur eigenständig darauf zu achten, dass das Fahrzeug in einem vernünftigen und sauberen Zustand ist und in einem passablen Zustand retourniert wird, sondern wird auch in die Auswahl des Autos und letztlich zur Konfiguration zu einem Großteil miteinbezogen. "Vor allem der Mitarbeiter weiß, was er in seinemAnwendungsbereich tatsächlich braucht, welcher Radstand notwendig ist oder welche Dachhöhe was das Fahrzeug also leisten muss", erklärt Rapp die relativ große Freiheit bei der Beschaffung der Nutzfahrzeuge.

Gut ausgestattet

Bei den Pkw ist einerseits viel vorgegeben, anderseits wird auch hier der Mitarbeiter stark miteinbezogen. Der Grund: der Motivationsfaktor. Das Unternehmen achtet darauf, dass die Firmenfahrzeuge nicht nur akzeptiert, sondern auch die diversen privaten Anforderungen abgedeckt sind. "Der eine surft, der andere hat Kinder, Vom kleinen Kombi bis zum Familienvan stehen unseren Mitarbeitern daher einige Fahrzeuge zur Auswahl", so Rapp. "Das Auto ist nicht nur das Aushängeschild des Unternehmens, sondern auch die Verbindung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Mit diesem identifiziert sich der Mitarbeiter und hat das auch im Hinterkopf, wenn es um Loyalität der Firma gegenüber geht."

Großer Wert wird seitens EQOS Energie auf eine ordentliche Standardausstattung der Autos gelegt, die sowohl der Sicherheit als auch dem Komfort dient: Navigation, elektronische Abstandsmessung und Tempomat. Assets, die sich "in einer besseren Unfallstatistik und am Ende des Tages in einer besseren Versicherungsrate niederschlagen".

Wichtiges Thema

Die Fahrzeuge so zu definieren, dass sowohl die Gesamtkosten stimmen, als auch die Mitarbeitermotivation gegeben ist, ist für Rapp immer wieder eine große Herausforderung. Beim Auto selbst wird also nicht gespart, vor allem in den vergangenen eineinhalb Jahren aber zunehmend mehr Augenmerk auf ein Totalkostenprinzip als auf Anschaffungspreis gelegt. Restwertbeständigkeit und monatliche Gesamtkosten stehen im Vordergrund. Bis dato sei das Feedback der Mitarbeiter durchaus positiv, zu einem Großteil sicher auch durch die bedeutende "Mitsprache" bei Fahrzeugwahl beziehungsweise der generellen Fuhrparkmatrix. Rapp appelliert generell daran, dem Thema "Fuhrpark" die entsprechende Wertigkeit zuzuschreiben und sich nicht darauf zu verlassen, dass "das Sekretariat das schon nebenbei mitmacht. Das wird wohl funktionieren, aber wahrscheinlich nicht kostenoptimiert ablaufen. Der Fuhrpark ist in den meisten Unternehmen einer der wesentlichsten Kostenblöcke, wird aber in vielen Betrieben noch unterschätzt und das Fuhrparkmanagement nicht seiner Bedeutung gerecht betrieben. Die Kostenwahrheit liegt meist nicht im Kaufpreis, sondern in den Totalkosten. Dies auf den jeweiligen Fuhrpark zugeschnitten zu berechnen, kontrollieren und zu steuern, bedarf unternehmerisches Denken. Für Fuhrparkbetreiber, die sich aufdiesem Gebiet weiterbilden möchten, bietet sich eine Mitgliedschaft im Fuhrparkverband Austria an. Hier kann man sowohl von den Erfahrungen anderer profitieren, als auch durch permanente Schulungen seine Expertise entsprechend erweitern."