Immer mehrösterreichische Unternehmen lassen sich ihren Fuhrpark extern verwalten. Zwar liegt das Outsourcen bei uns im internationalen Vergleich noch zurück, doch die Anzahl der extern verwalteten Fahrzeuge nimmt ständig zu. Warum liegt Outsourcen im Trend? Transparenz, niedrigere Kosten und Effizienz sind jene drei Begriffe, die an der Spitze der Vorteilskette stehen. Mit ihnen wollen wir uns kurz befassen.

Transparenz

Die effektiven Gesamtkosten des Fuhrparks liegen für viele Unternehmen im Dunkeln, weil sie die Aufwendungen für Fahrzeuge oftmals verschiedenen Bereichen zuordnen. Eine Einzelbetrachtung je Fahrzeug wird dadurch oft mühsam und zeitraubend, in vielen Fällen lassen sich die Kostenverursacher sogar überhaupt nicht mehr vernünftig aufzeigen. Daein professioneller Fuhrparkmanager jedes Fahrzeug einzeln plant und in seine Betrachtung einbezieht, erhöht sich die Transparenz und kann die "Ausreißer" schnell ins Visier bekommen. Die Maßnahmen zur Reduktion der Kosten können gezielt gesetzt werden.

Kostenreduktion

Die Verwaltung eines Fuhrparks kostet ein Unternehmen oft weit mehr als vermutet. Hier kommen die indirekten Kosten, die durch die interne Administration des Belegwesens verursacht werden, voll zum Tragen. Um sich ein Bild vom Ausmaß dieser Kostenstruktur zu machen, können schon zwei einfache Faktoren als Wegweiser dienen: Ein Fahrzeug verursacht im Monat zwischen fünf und zehn Belegen. Die Bearbeitungskosten eines einzelnen Beleges betragen laut einer Studie von PriceWaterhouseCoopers durchschnittlich zwischen 13 und 22 Euro. Der professionelle Fuhrparkmanager erkennt sofort, wo Einsparungspotenzial liegt.

Effizienz

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Auswahl der richtigen Fahrzeuge und ihre optimale Einsatzdauer. Für die meisten Unternehmen ist immer noch der Anschaffungswert das ausschlaggebende Kriterium. Das Augenmerk des Profis zielt aber auf die Gesamtkosten eines Fahrzeugs über die volle Laufzeit. Er sieht, dass es durch höhere Wartungskosten und schlechtere Wiederverkaufswerte zu erheblichen versteckten Kosten kommen kann. Als Richtschnur geht ein guter Fuhrparkmanager von einer Nutzungsdauer von etwa fünf Jahren und einer maximalen Kilometerleistung von circa 150.000 aus. In diesem Rahmen sind noch keine allzu kostspieligen Reparaturen zu erwarten und das Fahrzeug besitzt noch einen akzeptablen Wiederverkaufswert.

Probleme beim Outsourcen

Da der externe Fuhrparkmanager viele Betriebsinterna nicht kennen kann, müssen seine Vorschläge zur Verfahrensoptimierung sorgfältig mit den betroffenen Stellen und Abteilungen des Auftraggebers koordiniert werden. Als zielführend hat sich in der Praxis erwiesen, wenn ein Mitarbeiter des Auftraggebers zum fixen Ansprechpartner für den externen Berater ernannt wird.So ist sichergestellt, dass die Kernkompetenz im Unternehmen bleibt.

Richtig outsourcen

Die Wahl des Fuhrparkmanagers sollte nicht nur auf der Basis der verrechneten Kosten (Verwaltungsgebühren) erfolgen, da diese zu wenig über die angebotene Qualität und Quantität des angebotenen Dienstleistungsumfangs aussagen. Hier gilt oft: Billig eingekauft heißt wenig eingespart und ist letztendlich teurer! Vor dem Beginn der eigentlichen Zusammenarbeit gilt es, die Daten der Fahrzeuge richtig abzustimmen. Es sollten aber nicht nur die neu anzuschaffenden Fahrzeuge verwaltet werden, sondern es gilt, den Bestand mit einzubeziehen. Ansonsten geht häufig Spielraum, der für weitere Einsparungen genutzt werden könnte, verloren. Die Umstellung der Verwaltung ist ein guter Zeitpunkt, umsich von Altlasten zu trennen und den Fuhrpark neu zu organisieren. Wer dabei den richtigen Partner wählt, kann bald aus dem Vollen schöpfen, denn ein professioneller Fuhrparkmanager weiß nicht nur, wo es hingehen soll, er bringt Sie auch dorthin.

Falsches Outsourcing führt mitunter zu Mehrkosten und kann sich zum Albtraum entwickeln , richtiges Outsourcing kann viel Zeit, Geld und Emotionen sparen und ist eine tolle Dienstleistung.