Hand aufs Herz, wie managen Sie Ihren Fuhrpark? Haben Sie noch dutzende Ordner mit hunderten Blätter Papier im Einsatz? Oder sind Sie mit Excel vermeintlich auf den Stein der Weisen gestoßen und meinen, das wäre genug an Digitalisierung? Oder haben Sie tatsächlich schon eine moderne Fuhrparksoftware im Einsatz, die Ihnen in unterschiedlicher Art und Weise hilft und Sie entlastet? Wenn Sie die letzte Frage mit einem Ja beantwortet haben, dann müssen Sie freilich nicht weiterlesen, schließlich sind Sie ja bereits up to date. Oder Sie tun es trotzdem und bekommen Einblick in unsere Praxiserfahrungen. Im Unterschied zu anderen Medien liegt uns viel daran, Dinge und Dienstleistungen auf Herz und Nieren zu testen, soweit das möglich ist. Das beginnt bei den Fahrzeugtests - wo sich unsere Liebe zum oft wichtigen Detail widerspiegelt - und geht bis zur Fuhrparksoftware. Schließlich lässt sich am besten über etwas schreiben, das man selbst ausprobiert hat. Doch der Reihe nach. Mit zwölf Fahrzeugen in unserem gesamten Verlag zählen wir natürlich nicht unbedingt zur Zielgruppe der Software-Anbieter. Zwölf Fahrzeuge kann man auch mit besagten Ordnern oder zumindest mit einer Excel-Liste noch einigermaßen in den Griff bekommen. Aber man kann sich trotzdem gar nicht vorstellen, um wie viel angenehmer es mit einer entsprechenden Software funktioniert. Der Schweizer Anbieter Avrios wird auch heuer wieder bei der FLEET Convention - die am 4. Juni wieder in der Wiener Hofburg stattfindet - ausstellen, was lag daher näher, als hier eine Partnerschaft einzugehen.

Der Start

In vielen Firmen haben die Mitarbeiter vielfach Sorge, wenn es um die Installation neuer Software geht. Zu oft haben schließlich schon die einfachsten Dinge nicht funktioniert, sei es aufgrund unterschiedlicher Hardware, Problemen mit Berechtigungen oder sonstigen Fallstricken. Avrios geht hier einen anderen Weg. Die Fuhrpark-Software ist nämlich cloudbasierend, eine Installation auf dem eigenen Rechner gar nicht notwendig. Einzige Voraussetzung ist ein Internetzugang und ein herkömmlicher Webbrowser. Bevor man nun loslegen kann, erfolgt das Basissetup durch einen Avrios-Mitarbeiter, "onboarding" wird das genannt. Je mehr Daten Sie bereits erfasst haben, desto besser, ein paar Basics sind in jedem Fall notwendig, die aber jeder Fuhrparkverantwortliche schnell zur Hand haben sollte. Avrios pflegt diese Daten - darunter etwa die Eckdaten vorhandener Leasing- oder Versicherungsverträge, Namen der Fahrer, Fahrzeugtypen etc. - dann vor dem eigentlichen Start ins System ein. Anschließend wird ein Termin vereinbart, bei dem der oder die Mitarbeiter mittels Telefon- beziehungsweise Videokonferenz oder auch vor Ort beim Kunden in die Grundzüge des Systems eingeführt werden.

Jetzt geht's ans Eingemachte

Grundsätzlich besteht die Software aus mehreren Modulen, die je nach Bedarf hinzugebucht werden können. Ein Modul ist etwa die Verwaltung und Buchung von Poolfahrzeugen oder die Führerscheinüberprüfung, mehr dazu später. Auf dem Startbildschirm sieht man zunächst den Status der erhobenen Daten. Das ist insofern relevant, als der Datenstand mitentscheidend für das Nutzen des vorhandenen Potenzials ist. Der erste Datenstand betrifft die Fahrzeuge selbst. Sind die Verträge vollständig oder auch die FIN zum jeweiligen Auto eingetragen? Je nach Fahrzeugtype erkennt das System dabei selbstständig zum Beispiel die exakte Serien- und Sonderausstattung. Sind bereits Kilometerstände hinterlegt? Wurden die Verträge exakt ausgefüllt? Mittels eines Farbcodes wird dem Fuhrparkverantwortlichen auf einen Blick klargemacht, auf welchem Level sich der Datenstand befindet. Und falls Dinge fehlen, ist sofort ersichtlich, wo das Problem liegt. Ähnlich geht es bei den Daten der Fahrer weiter. Sind Namen und Kontaktmöglichkeiten (E-Mail oder SMS) erfasst? Hier besteht wie eingangs erwähnt optional die Möglichkeit, auch die Führerscheinkontrolle, die jedem Fuhrparkleiter zumindest halbjährlich dringend zu empfehlen ist, einzubinden. Der Fahrer bekommt mittels SMS oder E-Mail eine Benachrichtigung zum Scan des Führerscheines. Dieser wird vorn und hinten fotografiert - der Zugriff auf gespeicherte Bilder ist klarerweise nicht möglich - und zum Fuhrparkleiter hochgeladen, der erteilt entweder eine Freigabe oder fordert ein weiteres Bild an, wenn etwa das Hologramm nicht gut sichtbar ist. Ist alles in Ordnung, bekommt der Fahrer nach sechs Monaten automatisch die nächste Aufforderung.

Übersichtlicher TCO-Vergleich

Richtig spannend wird's, wenn nach Eingabe aller relevanten Daten dann die nach einzelnen Positionen aufgeschlüsselten TCO (Total Cost of Ownership) für jedes Fahrzeug aufscheinen. Man sieht dann auf einen Blick, dass das Auto A erheblich teurer als das Auto B ist und bekommt zugleich die Erklärung, warum das so ist. In einer der nächsten Ausgaben gehen wir dazu im Detail ein und berichten über weitere Praxiserfahrungen mit der Avrios-Software.

Info: Avrios bietet für Interessierte eine kostenlose Demo-Version an. Mehr dazu finden Sie hier.