Dass die FLOTTE nicht nur Autos auf Herz und Nieren testet, sondern auch zum Beispiel Fuhrparkmanagement-Programme, haben wir in der 06er-Ausgabe unter Beweis gestellt. Avrios hat eine Software entwickelt, die Fuhrparkleiter dabei unterstützt, den Überblick zu bewahren und die tägliche Routine einfacher und effizienter zu gestalten. Was lag daher näher, als den verlagseigenen Fuhrpark mit genau diesem Programm zu erfassen und damit zu arbeiten, auch wenn dieser größenmäßig doch deutlich unter dem Schnitt der Avrios-Kunden liegt. Um das System zu verstehen und zu schätzen, ist es aber letztlich egal, ob dort zehn, hundert oder gar tausend Fahrzeuge erfasst sind.

Einfach und webbasierend
Ein ganz großer Pluspunkt des Programms liegt darin, dass man webbasiert arbeiten kann. Sobald ein Internetanschluss und ein Browser vorhanden sind, lässt sich die Software starten. Eine oft aufwendige Installation scheidet somit von vornherein aus. Was sich positiv auf die Kosten und die Nerven der Mitarbeiter auswirkt.

Auch die Hemmschwelle ist entsprechend niedrig, erst recht, da weite Strecken selbsterklärend sind. Und weiß man einmal nicht weiter, hilft der freundliche und kompetente Support weiter.

Apropos Support, Avrios bietet hier die Möglichkeit, an Online-Schulungen teilzunehmen, ohne zusätzliche Kosten. Bevor man loslegen kann, folgt der größte und aufwendigste Teil der Programmnutzung, schließlich müssen zuerst die Fahrzeuge im Bestand erfasst werden. Verwendet man die Fahrgestellnummer, erkennt das System bei den meisten Fahrzeugen automatisch alle technischen Parameter sowiedie Ausstattung. Leasing-und Versicherungsverträge müssen einmalig manuell erfasst werden.

Geniale Rechnungserfassung
Schlichtweg genial ist das Erfassen von Rechnungen und Belegen. Anstatt mühsam Beträge abzutippen oder in Excel-Files zu erfassen, wird die Rechnung gescannt und als PDF – viele Kopiergeräte können das automatisiert – an Avrios gesendet. Zurück bekommt man nicht nur die Kopie, sondern auch gleich den im System abgebildeten Datensatz. Besonderer Clou: Anhand des Kennzeichens werden die Kosten automatisiert dem richtigen Fahrzeug zugeordnet, sogar der Kilometerstand wird erfasst. Wer seine Daten entsprechend genau pflegt, bekommt anhand verschiedener Auswertung den perfekten Überblick. Welche Autos sind nach TCO besonders teuer, welche Fahrer verursachen die meisten Schäden, wann werden Fahrzeuge ausgemustert und vieles mehr. Mehrere Benutzer können auf unterschiedlichen Rechnern auch gleichzeitig mit Avrios arbeiten, was besonders in großen Fuhrparks von Vorteil ist.

Optionale Zusatzfeatures
In Kürze wird auch die Schadenerfassung optimiert, der Fahrer kann dabei mittels App selbst den Schaden melden und Fotos übermitteln, die in der Schadenakte gespeichert werden. Optional lässt sich auch die Führerscheinkontrolle ins System integrieren, die Fahrer bekommen jeweils nach Ablauf eines definierten Zeitraums eine Erinnerung und können mit dem Smartphone den Führerschein erfassen, der Fuhrparkleiter gibt die Kopie dann frei. Auch sogenanntes "Multi-Bidding" lässt sich integrieren. Die Software holt nach Eingabe der Parameter automatisch Angebote von unterschiedlichen Leasinggebernein, was die Fahrzeugbeschaffung effizienter und unterm Strich auch günstiger gestaltet.

Ein weiteres Test-Update samt User-Interview folgt in der FLOTTE 12/19-01/20.