Dass im Flottenmanagement Themen wie steigende Kosten, Margendruck und wachsende regulatorische Anforderungen immer mehr den Alltag prägen, ist wahrlich keine neue Erkenntnis. Entsprechend stehen diese Punkte noch stärker auf der Agenda für dieses Jahr, wie Webfleet als Flottentrend für 2026 herausgefunden hat: Kostenkontrolle wird zum Beispiel zum zentralen Entscheidungskriterium. Betriebliche Transparenz durch digitale Daten, vorausschauende Wartung und automatisierte Prozesse gewinnen an Bedeutung, da sie direkte Auswirkungen auf Betriebskosten und Effizienz haben können. Doch wie?

Am Anfang jeglicher Optimierungen und wirksamen Kostensteuerungen steht immer einmal die Transparenz: „Der größte Hebel liegt darin, sichtbar zu machen, was im Fuhrpark tatsächlich passiert“, sagt Wolfgang Schmid, Head of Central Region bei Webfleet. Denn erst wenn Fahrten, Standzeiten und Einsatzmuster nachvollziehbar sind, lassen sich Kosten gezielt beeinflussen. „Viele Kostenfaktoren bleiben ohne Daten verborgen, etwa wie oft Fahrzeuge unterwegs sind oder wie lange sie beim Kunden stehen.“ Wirklich zum rechnen fangen digitale Lösungen sich aber erst dann an, wenn man sie signifikant in betriebliche Prozesse integriert. Disposition, Wartung, Controlling und Einkauf profitieren von durchgängigen Systemen, die Medienbrüche vermeiden und manuelle Arbeitsschritte reduzieren. Ein großer Trend ist, dass isolierte Insellösungen zunehmend durch integrierte Plattformen ersetzt werden, die Informationen automatisieren dort bereitstellen, wo sie benötigt werden.

Werden jetzt die Punkte Transparenz und Prozessintegration kombiniert, ergeben sich messbare Effekte: eine Senkung der Total Cost of Ownership, weniger ungeplante Ausfallzeiten, eine effizientere Einsatzplanung sowie eine höhere Produktivität von Fahrzeugen und Mitarbeitern. Digitalisierung entwickelt sich damit vom reinen IT-Thema zu einem betriebswirtschaftlichen Hebel. Und nicht nur das. Da Nachhaltigkeit im Flottenmanagement ein immer wichtigeres Thema wird, gilt: Jede vermiedene Fahrt reduziert den Ressourcenverbrauch. „Der Kilometer, den Sie nicht fahren, ist der umweltbewussteste“, so Schmid weiter. Digitale Routen- und Einsatzplanung hilft, Staus zu umgehen, Leerfahrten zu reduzieren und Fahrzeuge effizienter auszulasten. Ein wichtiger Schritt in diese Richtung ist natürlich auch die Elektrifizierung der Flotte. Aber auch unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten: „Es reicht nicht, nur von Diesel- auf Elektroantrieb zu wechseln. Die Infrastruktur entscheidet darüber, ob sich Elektromobilität rechnet. Das größte Einsparpotenzial liegt im Depotladen statt im öffentlichen Ladenetz.“ Die Verfahren zum Aufbau der eigenen Ladekapazitäten sind aktuell auch aufgrund der zunehmenden Nachfrage oft langwierig. Fehlende Ladeinfrastruktur, hohe Anschaffungskosten und eine zurückhaltende Investitionsbereitschaft bremsen die Umstellung weiterhin, weswegen viele Unternehmen auf eine längere Nutzung bestehender Fahrzeuge setzen. Das heißt somit: Fahrzeugwartungen sind wesentliche Kostenfaktoren. Predictive Maintenance ist hier der Schlüsselbegriff.

In diesem Zusammenhang lassen sich durch Auswertung von Fahrzeug- und Betriebsdaten sowie den Einsatz von KI Wartungsbedarfe frühzeitig erkennen und gezielt planen. „Jede Wartung kostet Geld. Eine unnötige Wartung verursacht Ausfallzeiten, eine zu spät durchgeführte Wartung kann noch teurer werden.“ Ziel sei es, den optimalen Zeitpunkt zu treffen und die Fahrzeugverfügbarkeit zu sichern. Automatisierte Wartungsplanung, digitale Schadenabwicklung und der nahtlose Datenaustausch zwischen Systemen entlasten Disponenten und senken administrative Kosten. Und was noch dazukommt: „Beim Fahrverhalten lassen sich Einsparungen von acht bis zehn Prozent erzielen.“ Gleichzeitig profitieren Disponenten und Fahrpersonal von klareren Prozessen und geringerer Belastung.